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• Pasos

La hora-hombre representa un elemento crucial en la producción de cualquier presupuesto ganador, además de ser importante para cobrar por un trabajo realizado. Como la mano de obra representa una gran parte de cualquier contrato, estimar e informar con precisión estos valores es esencial para el éxito en la empresa.

Pasos

Método 1 de 2: Estimación de horas-hombre con un presupuesto

1. 

   Divide el proyecto en partes. La primera parte del cálculo a realizar es dividir el proyecto en componentes más pequeños. A continuación, calcule la cantidad de horas necesarias para completar cada uno. Deben definirse en función del tipo de trabajo involucrado. Si está construyendo un apartamento, por ejemplo, deberá ocuparse de la excavación, la construcción, la electricidad, la plomería, etc. Cada componente del proyecto debe incluirse en el presupuesto.

2. 

   
   
   Determine el tipo de trabajadores necesarios. Esto dependerá mucho de la complejidad de las tareas a realizar. No necesita un maestro constructor en cada proyecto.Las tareas más sencillas pueden ser realizadas incluso por asistentes o aprendices. Definir este punto es más difícil en obras más grandes, que requieren una mezcla de diferentes tipos de mano de obra, con trabajos que van desde simples a complejos.

3. 

   
   
   Estime el tiempo necesario para completar cada componente. Cuando haya determinado quiénes participarán y el tipo de mano de obra requerida, calcule el número total de horas-hombre que se dedicarán a completar cada uno, de principio a fin. En este cálculo, no incluya los descansos. La cifra resultante representa la cantidad de horas de trabajo dedicado necesarias para completar un paso.
   • Si ya conoce el tipo de trabajo que se va a realizar en un paso determinado, puede utilizar su conocimiento de proyectos anteriores para obtener una estimación. Por ejemplo, si sabe que un trabajador necesita diez horas para instalar cuatro nuevas ventanas, o dos horas y media por ventana, es probable que su proyecto actual tenga tiempos similares.
   • Si un paso en particular del proyecto incluye algo a lo que no está acostumbrado, es importante que investigue para preparar el presupuesto. Dependiendo del proyecto, es posible que pueda obtener información valiosa en Internet o de otros contratistas. También es posible contratar un consultor sobre el tipo de mano de obra requerida. Esa persona podrá ayudarlo a estimar la cantidad de horas necesarias en un paso determinado.
   • Considere puntos como la dificultad del servicio al hacer el presupuesto. Si las ventanas de su proyecto están en el séptimo piso de un edificio y las ventanas del proyecto anterior estaban en la planta baja, aumente las horas por ventana para reflejar esta diferencia.
   • Incluya estimaciones del tiempo dedicado a las tareas administrativas que pueden ser necesarias en el contrato.

4. 

   
   
   Incluya horas para supervisores. También puede incluir valores de horas para un maestro de obra o gerente, responsable de liderar a los trabajadores, además de administrar el registro de detalles y el horario de trabajo. Algunos proyectos pueden necesitar más de un supervisor o maestro de obras, responsable de diferentes partes del proyecto. En otros casos, ciertos proyectos necesitarán diferentes niveles de supervisión. Puede tener maestros en varias etapas del proyecto y un supervisor general que los dirigirá a todos.

5. 

   Utilice las estimaciones para preparar el programa. Es probable que el cliente especifique una fecha límite para completar el proyecto. Incluso puede pedirle que indique en el presupuesto el plazo mínimo para esta conclusión. Puede utilizar los pasos y tiempos de cálculo para desarrollar un cronograma. Defina qué componentes se pueden completar simultáneamente y cuáles deben realizarse en secuencia, en los casos en que el inicio de un paso depende de la finalización de otro. Si sabe cuándo debe completarse cada paso, puede dividir los valores de las horas necesarias para su finalización por el valor de ocho horas de trabajo diario durante el período especificado. Por lo tanto, al aumentar o disminuir el número de trabajadores, es posible aumentar o disminuir el plazo del proyecto. Cuanto mayor sea esa cantidad, más rápido completará un paso determinado.
   • Algunos proyectos pueden requerir días de más de ocho horas o semanas de más de 40 horas para cumplir con el cronograma. Para eso, habrá horas extras que deberán contarse.
   • Por ejemplo, si tiene un mes para hacer los cimientos de una casa y sabe que se necesitarán 1,000 horas de trabajo, divida 1,000 por la cantidad de días de ocho horas en el mes para calcular la cantidad de trabajadores que deben contratarse para completar este paso según lo programado (1,000 horas de proyecto / 20 días hábiles por mes = 50 horas por día; 50 horas por día / 8 horas por trabajador = 6.25 trabajadores requeridos). Redondea el número de trabajadores hacia arriba o hacia abajo para obtener un número entero y haz ajustes según el número de días necesarios para trabajar.
   • Sea realista sobre la cantidad de trabajadores que se contratarán en un período de tiempo determinado. Si se necesitan siete electricistas para completar el cableado en una semana, es posible que el objetivo no sea realista dada la disponibilidad de electricistas en la región. Puede ser necesario extender el cronograma para acomodar la disponibilidad de mano de obra para el proyecto.
   • Si planea realizar varios pasos simultáneamente, se necesitarán trabajadores separados para trabajar en cada paso.

6. 

   Prepara y envía el presupuesto. Sume las horas de cada tipo de trabajo necesario para llegar a un total de todos ellos. Si solo necesita un tipo de mano de obra, puede combinar todas las horas del proyecto en un solo número. Si, por el contrario, se necesitan varios tipos de mano de obra, el presupuesto debe especificar el total de horas requeridas por cada uno de ellos. Es importante incluir todos los costos relacionados con la mano de obra, incluidos los impuestos y los beneficios. Además, vale la pena considerar cualquier margen de beneficio que deba cargarse.
   • Como ejemplo, imagina que te han contratado para instalar una nueva cocina en una casa de tamaño mediano. El proyecto se dividió en pasos, cada uno de los cuales requirió trabajos de plomería, electricidad y construcción en general. El presupuesto debe reflejar el total de horas-hombre para trabajos de electricidad, plomería y construcción, además de los costos de cada uno.

7. 

   A medida que avanza el proyecto, ajuste las estimaciones de horas hombre. Como las estimaciones son meras especulaciones, debe actualizarlas a medida que se desarrolle el proyecto. Es probable que se le cobre al cliente en función de las horas trabajadas por su equipo, por lo que debe proporcionarles estimaciones por hora actualizadas a medida que pasa el tiempo. Esto ayuda a evitar sorpresas a la hora de hablar sobre el pago.
   • Incluya un "factor sorpresa", con una estimación del aumento resultante de posibles imprevistos. Este valor depende de la complejidad del trabajo, la disponibilidad de mano de obra, la dependencia de agentes externos y la relación entre un proceso y otro.
   • La mayoría de los profesionales dejan muy claro que el presupuesto es una estimación, que las horas reales pueden variar y que los clientes pagarán por el total de horas trabajadas a medida que avanza el proyecto. Sin embargo, es posible que quiera pagar una suma de dinero en función del presupuesto, en lugar de hacerlo por horas de trabajo. Preste mucha atención a cualquier lenguaje contractual que refuerce este tipo de arreglo, que requiere estimaciones muy cuidadosas por parte del contratista.
   • Si el cliente paga con base en el total de horas trabajadas, recuerde que el presupuesto sirve como una estimación y que no debe cobrar por un monto muy superior al total sin una justificación razonable. Si encuentra problemas y sabe que el valor superará las estimaciones, mantenga informado al cliente para evitar malentendidos.
   • Haga un contrato por escrito que defina los gastos eventuales del trabajo secundario. También incluya el proceso para identificar y aprobar estos cambios, como las aprobaciones y la documentación necesarias.

Método 2 de 2: Definición de horas-hombre en trabajo por contrato

1. 

   Obtenga información de sus trabajadores. Mantenga registros precisos de todos los empleados que trabajan en el proyecto. Deben incluir nóminas y todos los documentos necesarios. Si utiliza ingenieros, electricistas, plomeros u otros trabajadores con licencia, la prueba de sus certificaciones activas es esencial. Este es un requisito en la mayoría de proyectos de ingeniería y construcción, en obras públicas y privadas. Es su responsabilidad asegurarse de que todos los que trabajan en el sitio estén certificados, incluidos los terceros contratados.
   • También puede pagar a personas que no estaban empleadas para trabajar en el proyecto. El trabajo subcontratado para usted, el contratado, y el presupuesto se entregarán al cliente teniendo en cuenta la mano de obra. Incluso si no son sus empleados, también debe tener los datos de certificación de todos ellos en el archivo. Como contratista, usted es responsable de asegurarse de que todos los contratistas que trabajan en el proyecto estén calificados, a menos que se especifique en el contrato.
   • Los contratos gubernamentales a menudo requieren información adicional sobre el empleador y los empleados, lo que demuestra su cumplimiento de las leyes. Puede ser necesario registrar datos como sexo, edad o ascendencia, además de la cantidad pagada, como garantía de que no se está produciendo discriminación en el lugar de trabajo. Si tiene un contrato con el gobierno, léalo detenidamente y siga todas las instrucciones relacionadas con la contratación y el registro para evitar dificultades de pago.

2. 

   Marque el período trabajado por los empleados. Para entregar informes precisos, necesita un método confiable de registrar la cantidad de horas trabajadas por los empleados. Es posible utilizar un cronómetro o incluso una hoja de tiempo, pero estos registros deben verificarse para confirmar su precisión. Dependiendo del contrato, puede estar sujeto a auditorías periódicas, en las que puede requerirse prueba de que las horas registradas están justificadas.
   • Una forma de garantizar un cronometraje preciso es asignar supervisores a cada trabajador o grupo de trabajadores. Al final de la semana, cuando cada uno de ellos envíe su formulario, el supervisor podrá hacer una revisión y firmarlo, asegurándose de que la información contenida en él sea veraz. Esto evita enviar tarjetas con horas no trabajadas.
   • También puede utilizar un sistema de puntos electrónicos para registrar el trabajo de todos en el proyecto. Sin embargo, el sistema debe controlarse para evitar abusos. Si se cuestiona el registro horario, es importante poder demostrar que este es el caso.
   • Los clientes del gobierno deben recopilar toda esta información antes de pagar a los contratistas, ya que están utilizando el dinero de los impuestos de la población para pagar el trabajo. Es de esperar un nivel considerable de supervisión al informar las horas trabajadas en estas situaciones. Siga cuidadosamente todas las instrucciones de informes especificadas en su contrato.

3. 

   Envíe informes de pago periódicos al cliente. El contrato debe especificar la frecuencia de envío de horas-hombre al cliente para recibir el pago. Al enviar estos informes, es probable que entregue datos de pago y documentos relacionados con la cantidad de horas trabajadas, comparando esa cantidad y su facturación con las estimaciones enviadas anteriormente. Si hay una variación considerable entre las horas-hombre trabajadas y las estimaciones, deberá dar explicaciones más detalladas de estas variaciones al cliente.

4. 

   Utilice los registros para preparar estimaciones futuras. Al final de un proyecto, la información sobre las horas trabajadas será muy valiosa, ya que te brindan detalles de cuánto tiempo se requiere para completar proyectos específicos. Puede utilizar estos datos para crear estimaciones por hora, como el número de horas por metro cuadrado necesarias para cubrir un metro cuadrado de suelo o el tiempo de espera después de utilizar cemento fresco. Utilice estos datos para mejorar los presupuestos futuros y mantener su negocio rentable.