Contenido

• Pasos
• Consejos
• Advertencias
• Materiales necesarios

Si es un joven inteligente que nunca antes ha oído hablar de un fax, o si ha trabajado mucho con él pero lo ha olvidado, probablemente necesitará saber cómo enviar un fax. Tenga en cuenta que hay una serie de variaciones entre las máquinas de fax, por lo que debe consultar el manual de su máquina personal o las instrucciones si las tiene a mano. El uso de la mayoría de las máquinas requiere ingresar una carta de presentación, marcar el número de fax y enviar el fax al destino.

Pasos

Método 1 de 2: antes de enviar el fax

1. 

   Crea la carta de presentación. Las máquinas de fax a menudo son compartidas por oficinas o varias personas dentro de una oficina. Dado que cualquiera puede ver un fax enviado a una máquina de fax, es una buena idea incluir una carta de presentación. Esto asegurará que su fax llegue a la persona adecuada.
   • La carta de presentación incluye información como el nombre del destinatario, el contenido del fax y cuántas páginas tiene. También debe incluir la información del remitente, como el nombre y el número de fax, para que el destinatario sepa de quién proviene y pueda responder si es necesario.

2. 

   
   
   Marque el número de fax. A continuación, debe marcar el número de fax de la misma manera que lo haría en un teléfono. En la mayoría de las máquinas de fax nuevas, no es necesario marcar el código de área a un número local, pero sigue siendo necesario para los números de larga distancia. Algunas máquinas de fax requieren el código de área independientemente de la ubicación. Consulte o pregunte por su máquina.
   • El código del país (el número +55 es el código para Brasil) a veces también deberá marcarse antes que los números locales, pero solo cuando el código de área también sea necesario. Casi siempre se requiere el código de país para marcar números de larga distancia.
   • A menudo, también necesitará marcar el 9 antes de los números de larga distancia. Consulte las especificaciones o pregunte por su máquina de fax individual.
   • El número utilizado debe ser el número de fax, no el número de teléfono de la persona. Es probable que ambos números aparezcan uno al lado del otro en las tarjetas de presentación.

3. 

   
   
   Determina el método de alimentación. Cuando coloque los materiales a enviar por fax en la máquina, deberá colocarlos en la dirección adecuada. Se escaneará el documento, es decir, si el papel se gira al revés, solo se escaneará el reverso y el fax enviado quedará en blanco. Asegúrese de que los papeles estén boca arriba antes de enviar el fax.
   • Las diferentes máquinas de fax se alimentan de diferentes formas. Útil, todas las máquinas de fax están etiquetadas con la dirección adecuada para cargar papeles. En algún lugar cerca del área donde alimenta el papel, busque un símbolo en una hoja de papel con una esquina doblada hacia abajo. Verá en este símbolo que un lado de la hoja tiene líneas y el otro está en blanco.
     
     • Si la esquina doblada tiene líneas, significa que las hojas deben cargarse en la máquina de fax con el lado en blanco hacia usted.
     • Si la esquina doblada está en blanco, significa que debe alimentar la máquina con la parte frontal del papel hacia usted.

4. 

   
   
   Envío de faxes con el material adecuado. Las máquinas de fax funcionan mejor con papel de tamaño estándar. Es posible que el envío de cualquier cosa en un tamaño no estándar no funcione o que bloquee o dañe su máquina de fax. Si necesita enviar algo en un tamaño no estándar, como una copia de un recibo, primero deberá hacer una fotocopia del artículo y enviarlo en su lugar.
   • El tamaño de papel más común para las máquinas de fax, así como para las impresoras, es A4.

Método 2 de 2: Envío del fax por diferentes medios

1. 

   Utilice su máquina para enviar el fax. Una vez que haya hecho todo lo mencionado anteriormente, estará listo para enviar su fax. Con el papel correctamente insertado y el número marcado, está listo para presionar "Enviar". Este botón generalmente será grande y estará bien marcado. ¡Es eso! ¡Enviaste tu fax!
   • Notará que, después de presionar enviar, la máquina emitirá una serie de pitidos y zumbidos. Esto es normal. Estos sonidos son la forma en que las máquinas de fax se comunican entre sí. Cuando el fax se haya enviado correctamente, normalmente escuchará un pitido largo y claro después de unos minutos. Cuando un fax encuentra un problema y no se envía, normalmente lo oirá terminar con un sonido abrupto. Si escucha este sonido horrible, debe revisar su máquina de fax para evaluar el problema.

2. 

   Utilice Internet para enviar un fax. También es posible utilizar Internet para enviar materiales a una máquina de fax. Hay varios servicios que se pueden utilizar, la mayoría de ellos cuestan dinero. Sin embargo, esta puede ser una buena inversión si no envía faxes con mucha frecuencia y no desea comprar una máquina o tratar con servicios de terceros.
   • Pamfax es un excelente servicio de fax para Skype. Sin embargo, este programa cobra una pequeña tarifa.
   • Hellofax es un servicio que se integra bien con Google Drive, lo que le permite enviar fácilmente documentos de Google por fax. Incluye varios faxes gratuitos y luego cobra una tarifa.

3. 

   Utilice el correo electrónico para enviar un fax. Dependiendo del número al que esté enviando el fax, es posible que simplemente envíe el archivo a la máquina de fax sin cargo. Sin embargo, debe tener en cuenta que este método solo cubre un número limitado de números de fax y solo puede enviar información limitada.
   • Puede verificar si el número de fax está cubierto buscando en línea.
   • Utilice esta fórmula para crear la dirección a la que enviará el correo electrónico: "[email protected]"
   • Quite las comillas, reemplace los números con los del fax (incluido el código de país y área) y el nombre y apellido de la persona a la que está enviando el fax.
   • Tenga en cuenta que solo el texto del cuadro de texto aparecerá en el fax. No puede adjuntar archivos PDF ni ningún otro material con este método.

Consejos

• La mayoría de las máquinas de fax tienen instrucciones para ellos. Deja que la sabiduría de los que vinieron antes te guíe en tu viaje.
• Introduzca siempre el número completo, incluido el código de área.

Advertencias

• Si envía información confidencial, tenga en cuenta que cualquiera puede leer un fax impreso. Verifique el número antes de enviar y notifique al destinatario que el fax está llegando.

Materiales necesarios

• Carta de presentación.
• Documentos para enviar por fax.
• Número de destinatario del fax.
• Máquina de fax o computadora.
• Conexión a Internet.