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Escribir invitaciones puede ser una parte estresante de planificar y organizar un evento. Sin embargo, si pasa un poco más de tiempo en la lista de invitados, si elige el medio de comunicación adecuado, personaliza las invitaciones y recopila respuestas, puede enviar invitaciones rápida y fácilmente y monitorear la creciente lista de invitados.

Pasos

Parte 1 de 3: Hacer la lista de invitados

1. 

   Haz una lista básica. Dicha lista debe incluir a todas las personas que no pueden perderse el evento, como la familia más cercana y sus mejores amigos. Si es un evento profesional, incluya socios comerciales en la lista. Las fiestas de graduación u otras celebraciones académicas también pueden incluir mentores y maestros preferidos. Las bodas y otros eventos con varios anfitriones deben tener en cuenta a las personas importantes para cada anfitrión.

2. 

   
   
   Incluya a otros amigos y familiares. Después de terminar la lista básica, compárela con el número máximo de personas que puede invitar a la fiesta o evento. En ese momento, puede comenzar a agregar otros miembros de la familia y amigos no tan cercanos. Si terminas teniendo menos personas del máximo permitido, no hay problema, pero intenta no exceder ese número.

3. 

   
   
   Piense en agregados. Si va a permitir que los invitados traigan a otra persona a la fiesta, deberá tener en cuenta ese número al determinar la lista final. Además, debes incluir los parámetros de invitación. Por ejemplo, si no va a incluir niños en el evento, escriba cortésmente recordando a los invitados que no deben traer a otras personas menores de cierta edad.
   • Puede escribir algo como "Sr. João Almeida y su familia están cordialmente invitados a la recepción de nuestra boda. Pedimos que todos los huéspedes sean mayores de 18 años ”.

4. 

   
   
   Revise la lista. Es importante no dejar a nadie fuera. Pídale a un amigo o familiar que revise la lista con usted y le haga sugerencias sobre cómo agregar o eliminar a alguien. Recuerde siempre el número máximo de invitados y evite invitar a demasiadas personas. Sin embargo, si cree que algunos invitados no podrán asistir, invite a algunas personas más.
   • Si le preocupan las cancelaciones, intente enviar una parte de las invitaciones con anticipación. Luego envíe una segunda ronda de invitaciones si muchas personas no pueden asistir.

Parte 2 de 3: Crear las invitaciones

1. 

   Haz tus propias invitaciones. Puede utilizar Microsoft Word, programas de Adobe u otro software de diseño. Si tiene una letra hermosa, también puede escribir todo a mano. Utilice papel de buena calidad con textura de cartón o algo más interesante.
   • Otra opción es crear múltiples capas en las invitaciones. Comience con una copia impresa del tamaño de una tarjeta y agregue un trozo de cartón de color un poco más grande que la parte posterior. Utilice pegamento o cinta adhesiva de doble cara.
   • Si desea personalizar y ahorrar tiempo, utilice sellos personalizados.Puede convertir una foto o un borrador personalizado en un sello y replicar rápidamente cada tarjeta a los invitados.

2. 

   Compre invitaciones personalizadas para ahorrar tiempo en comparación con el bricolaje. Los precios varían ampliamente según el estilo, el tipo de papel, la impresión en color o en blanco y negro y otras variables, así que tenga una idea de cómo desea que la invitación obtenga un presupuesto preciso.
   • Hay varias papelerías y tiendas de suministros de oficina que imprimen invitaciones personalizadas.
   • También puedes encontrar varios sitios web que hacen este tipo de invitaciones.

3. 

   Realiza invitaciones electrónicas. Si sus invitados son más modernos o si su evento es menos formal, tiene la opción de usar múltiples aplicaciones para invitar personas de manera más fácil y rápida por correo electrónico o redes sociales. La mayoría de los programas le permiten incluir sus propios diseños o utilizar una plantilla estándar para facilitar la invitación. Además de acelerar el proceso de creación del diseño, también podrá enviar de inmediato a través de un archivo digital y recibir la respuesta más rápido, lo cual es una gran idea para quienes tienen un plazo más corto.

4. 

   Escribe algo muy receptivo. Incluya la ocasión, fecha, lugar y hora del evento. También es importante que los invitados sepan si pueden traer o no a otras personas. Además, solicite una respuesta utilizando una tarjeta adjunta, una dirección de correo electrónico, una aplicación o un teléfono, según sus preferencias. Mantenga la invitación breve y amable, pero incluya solicitudes amables como: "Por favor, asista" o "Solicitamos su asistencia" para que los invitados se sientan bienvenidos.
   • Por ejemplo, escribe algo como: “Por favor, ven a mi fiesta de cumpleaños. El evento será el 16 de octubre en mi casa. La fiesta será de 15 a 14: 30h. Por favor responda usando la tarjeta, mi correo electrónico o llamándome ”.
   • También debe incluir instrucciones especiales para su evento u otras instrucciones, como el disfraz u otra información relevante.

5. 

   Utilice la nomenclatura correcta para el invitado. Lo más importante es la intención, y la tuya es mostrar respeto a los invitados, así que esfuérzate por recordar e incluir estos detalles. Si está invitando a una mujer soltera y soltera, use "Señorita" o "Sra.", O si la invitación es para un hombre soltero, use "Sr.". Para una pareja casada, use "Sr." y "Sra.". Sin embargo, las cosas pueden complicarse más si invita a amigos o familiares con títulos especiales, como "Dr." o algún otro título importante.
   • Si usa una nomenclatura incorrecta en una invitación, discúlpese por teléfono, en persona o por escrito. Esta es una buena manera de redimirse por un error.

6. 

   Incluya el destinatario y la dirección del remitente. En la esquina superior izquierda del sobre, incluya su nombre, calle, ciudad, estado y código postal. En el centro, escriba la misma información que el invitado. También puede enviar su información de contacto dentro de la invitación o en la tarjeta de respuesta. Por lo tanto, si el huésped pierde el sobre, aún tendrá acceso a su información.

7. 

   Firme cortésmente. Su última frase y firma deben elegirse de acuerdo con la audiencia. Por ejemplo, si está invitando a su jefe, una cortés "consideración" es la mejor manera de decir adiós. Si es para tus padres, escribe "con amor". Esta es una buena oportunidad para darle a tus invitaciones un toque personalizado rápido y fácil.
   • Utilice una broma interna para hacer la invitación más personal. Por ejemplo: “Gracias por invitarme siempre una copa, Roberto”. Este es un mensaje muy personal que puede escribirle a un compañero de cuarto de la universidad en su invitación de boda. Pero ten en cuenta que no será muy apropiado escribirles esto a tus padres.

8. 

   Decora las invitaciones. Puedes encontrar una amplia variedad de elementos decorativos sencillos, como cenefas, y otros más complicados, como enredaderas, rosas y calabazas. Si tienes un amigo o familiar que sea artista, pídele que personalice tu invitación. Esta es también otra oportunidad para incluir su estilo personal al hacer. Sin embargo, recuerde que el diseño debe coincidir con el estilo del evento. Por ejemplo, una calavera y tibias cruzadas pueden ser agradables para una invitación a una fiesta de Halloween, pero no se verán bien en su invitación de boda.

Parte 3 de 3: recopilar la respuesta

1. 

   Supervise las respuestas manualmente. Si ha dado instrucciones a los invitados para que respondan usando una tarjeta que incluyó en la invitación o por teléfono, puede ser más fácil crear una lista manual de respuestas. Puede ser tan simple como una lista impresa de invitados con letreros de visa que indiquen presencia o una "X" que indique ausencia. Otra opción es crear un sistema de seguimiento más avanzado utilizando una hoja de cálculo de Excel con el número total de confirmaciones, invitados extra, el número de adultos o niños, el tipo de plato y otros factores predeterminados.

2. 

   Utilice un sistema virtual. Si ha decidido que las invitaciones digitales son la mejor opción para su evento, probablemente tendrá acceso a un programa de seguimiento de respuesta y confirmación. Esta es una de las razones por las que la gente elige invitaciones electrónicas. Sin embargo, si ha enviado invitaciones en papel tradicionales, aún es posible transferir la lista de invitados y la información a sistemas de monitoreo digital para controlar el proceso. Hay varios recursos en Internet que son baratos o gratuitos.

3. 

   Prepárese para la cantidad adecuada de invitados. Cuando tenga una buena idea de la cantidad de invitados que pueden asistir al evento, organice el lugar, el buffet y otros alojamientos para satisfacer las necesidades de los presentes. Verifique dos veces la cantidad de comidas que ordenó, la ocupación máxima del lugar y otros factores para brindar una buena experiencia a todos los presentes.

4. 

   Envíe tarjetas de agradecimiento. No importa si ha recibido obsequios de los invitados o no, es importante demostrar que está agradecido de que hayan agregado su evento a su calendario. Use una lista de firmas o pídale a alguien que se quede en la puerta para monitorear quién asistió. Luego envíe tarjetas de agradecimiento.
   • La tarjeta puede contener un mensaje tan simple como: "¡Gracias por venir a mi fiesta de cumpleaños!"
   • Si recibió un regalo, incluya una referencia específica en la tarjeta que diga algo como: “Muchas gracias por venir a mi fiesta de graduación. ¡Espero poder usar el juego de bolígrafos que me diste en mi futura carrera! "
   • Al igual que las invitaciones, estas tarjetas pueden imprimirse digital o tradicionalmente, según su situación específica.