Contenido

• Pasos
• Consejos
• Advertencias

El envío de correos electrónicos es una parte importante de la comunicación empresarial; por lo tanto, es mejor hacerlo de la manera correcta. Aunque los correos electrónicos no son tan formales como las cartas, pueden ser profesionales y presentar una buena imagen de su empresa, comunidad o puesto. Siga los pasos de este tutorial para crear correos electrónicos comerciales que sean fieles a la etiqueta y garanticen la profesionalidad.

Pasos

Parte 1 de 3: Dirección de correo electrónico

1. 

   Dirija su correo electrónico. Ingrese la dirección de correo electrónico de su destinatario en el campo Para. Utilice el campo Para si desea enviar contactos por correo electrónico, animándolos a responder.
   • Este campo es para personas directamente afectadas por su mensaje. Escriba el nombre de la persona en el campo Para si desea que responda.
   • Es una buena idea incluir a todos en el campo Para en la línea de introducción de su correo electrónico. De esa manera, involucras a todos en la conversación desde el principio e informas quién es el foco de la conversación.
   • Cuando agregue más de cuatro personas al campo Para, diríjase al grupo como un todo, comenzando su correo electrónico con algo como "Hola equipo o" Buenos días a todos ".
   • El campo Para se puede utilizar para tantos contactos como desee. Recuerde, todos los que están directamente involucrados y necesitan actuar de alguna manera deben incluirse en el campo Para.

2. 

   
   
   Utilice el campo Cc (opcional). El campo Cc (o Carbon Copy) se utiliza como una forma de mantener "informados" a terceros sin obligación de responder o actuar sobre el asunto. Piense en el campo Cc como "Para su información", para distribuir información relevante o actualizaciones a los asociados que solo necesitan conocer un tema en particular. Para agregar contactos al campo Cc, simplemente haga clic en el campo Cc e ingrese tantos como desee.
   • Al agregar varios contactos al CC, cada destinatario tendrá acceso a la lista de correos electrónicos colocados en ese campo.

3. 

   
   
   Utilice el campo Cco (opcional). El objetivo principal del campo Cco es enviar un correo electrónico a un grupo de contactos que no se conocen. El campo Cco (copia oculta) le permite enviar un mensaje a varios contactos sin que ellos sepan quién más recibió el mensaje. Para agregar direcciones al campo Cco, simplemente haga clic en el campo y escriba cada correo electrónico que desee incluir.
   • Utilice el campo Cco para enviar un correo electrónico a varios asociados que no se conocen entre sí. Esto protege la privacidad de cada destinatario, manteniendo la lista de destinatarios visible solo para el remitente, no para cada destinatario.
   • Utilice el campo Cco cuando envíe un correo electrónico a cientos de personas.
   • Sus contactos podrán ver a cualquier persona a quien se envió el correo electrónico en los campos Para o CC, pero no en el campo CCO.

4. 

   
   
   Responder a un correo electrónico de CC. Si está incluido en un correo electrónico CC, es probable que forme parte de un puñado de otros miembros, todos incluidos en la conversación, y es posible que el remitente no esté buscando o esperando una respuesta de ninguno de los dos. Si necesita responder, piense en la naturaleza de su respuesta y a quién se aplica. Puede elegir "Responder al remitente" si desea hacer una breve nota para el autor original del correo electrónico, o puede "Responder a todos" si la información es relevante para todos los involucrados.
   • Utilice el campo "Responder a todos" solo cuando su respuesta sea importante para todo el grupo.
   • Tenga cuidado al elegir "Responder a todos". Evite inundar las bandejas de entrada de otras personas con información irrelevante siempre que sea posible.

5. 

   Responder a un correo electrónico CCO. En ese caso, solo tendrá la opción de responder al remitente del correo electrónico y no podrá ver quién más se incluyó en el mensaje. Haga clic en "Responder" y escriba a la persona que envió el correo electrónico.

6. 

   Escriba un "Asunto" breve y sencillo. Utilice la menor cantidad de palabras posible para describir el asunto de su correo electrónico. Prueba textos como:
   • "Actualización de la reunión de liderazgo"
   • "Respecto a las pausas para el almuerzo"
   • "Resumen de la reunión del 12 de marzo"

Parte 2 de 3: redacción de correo electrónico

1. 

   Cíñete a una estructura estándar. Un correo electrónico profesional debe ser breve, claro y, sobre todo, libre de contaminantes visuales. Di lo que sea necesario decir y nada más. Puede desarrollar su propia estructura para sus correos electrónicos, pero a continuación se muestra una secuencia básica a considerar:
   • Tu saludo;
   • Una bondad;
   • Su propósito;
   • Una llamada a la acción;
   • Un mensaje final;
   • Su firma.

2. 

   Escriba su saludo. Para mantener el profesionalismo y la sofisticación, abra siempre su correo electrónico con un saludo formal, como "Estimado Sr. Jorge". Dependiendo de su relación con el destinatario, puede saludar como se esperaba, ya sea con el nombre completo y el título o solo con el nombre.
   • Si tu relación es muy casual, incluso puedes decir "Hola, Jorge".
   • Si no conoce el nombre del destinatario, puede utilizar: "Quien esté interesado puede" o "Estimado señor / señora".
   • Si está escribiendo un correo electrónico a un grupo de destinatarios incluidos en el campo Para y requiere una respuesta, salúdelos como grupo (si el número de destinatarios es cuatro o más) o incluya cada uno de sus nombres en el saludo.
   • Salude al grupo, no a cada individuo, cuando su correo electrónico tenga CC. De lo contrario, incluya el nombre de cada destinatario en el saludo.
   • Use un saludo genérico para grupos, como "Hola, equipo", si el correo electrónico tiene CCO.
   • Preséntese con una oración corta cada vez que envíe un correo electrónico a alguien por primera vez. Por ejemplo: "Fue genial conocerte en".
   • Deje sus credenciales en el correo electrónico. Esto es importante, especialmente si se está comunicando con alguien que conoció en un evento, pero que tal vez no lo recuerde.

3. 

   Indique el motivo de su correo electrónico. Quien inicia la comunicación es responsable de comunicar a los destinatarios el asunto del correo electrónico. Es importante indicar su propósito con anticipación. Los socios comerciales querrán leer sus correos electrónicos rápidamente y llegar al grano. Tómese un minuto para preguntarse por qué está escribiendo y por qué necesita que su destinatario lea el correo electrónico. Esto le ayudará a evitar conversaciones infructuosas y actuar de manera profesional en torno al problema planteado por el correo electrónico.Este también es un buen momento para preguntarse: "¿Es este correo electrónico realmente necesario?" Enviar correos electrónicos solo cuando sea necesario y solo con información importante le demuestra a la persona que respetas su tiempo. Cuando esté listo para escribir su correo electrónico, intente comenzar con algo como:
   • "Estoy escribiendo para preguntar sobre ..."
   • "Estoy escribiendo en referencia a ..."
   • "Por favor, tómese el tiempo para revisar estos cambios y brindarme sus comentarios ..."

4. 

   Agradezca al destinatario (opcional). Si está respondiendo la pregunta de un cliente, o si alguien respondió uno de sus correos electrónicos, comience con una línea de agradecimiento. Por ejemplo:
   • "Gracias por la preferencia..."
   • "Gracias por su atención en este asunto ..."
   • "Gracias por contactar con nuestra empresa ..."
   • Agradecer al lector es una excelente manera de parecer cortés, profesional y de buena reputación con el remitente.

5. 

   Mantenga su brevedad en el cuerpo de su correo electrónico. Con los correos electrónicos comerciales, cuanto menos incluya, mejor. Cada correo electrónico enviado debe abordar un solo asunto. Si necesita comunicarse sobre otro proyecto, escriba otro correo electrónico.
   • Intente comunicar todo lo que necesita en solo cinco frases. Di todo lo que necesites decir y nada más. A veces, será imposible limitar su correo electrónico a solo cinco oraciones. No se preocupe si necesita incluir más información.
   • En el cuerpo de su correo electrónico, incluya toda la información relevante y cualquier cosa que pueda requerir de sus destinatarios.

6. 

   Incluya una llamada a la acción (opcional). No sea pasivo-agresivo esperando que su destinatario actúe de cierta manera después de recibir su correo electrónico. Ayúdelos describiendo claramente lo que necesita. Di algo como:
   • "¿Podrías enviarme estos archivos antes del jueves?"
   • "¿Podrías escribir eso en las próximas dos semanas?"
   • "Por favor, escríbale a Thomas y avíseme después de hacerlo".
   • Estructurar un pedido ayuda al destinatario a actuar en consecuencia. Puedes decir "Avísame cuando hagas esto".

7. 

   Cierra tu correo electrónico. Para mantener sus correos electrónicos profesionales, termine con otro agradecimiento al lector o un adiós formal, como:
   • "Gracias por su paciencia y cooperación";
   • "Gracias por tu consideración";
   • "Si tiene alguna pregunta o inquietud, no dude en hacérmelo saber";
   • "Estoy deseando escuchar lo que tienes que decir".
   • Cierre su correo electrónico con un cierre adecuado antes de su nombre, como "Saludos cordiales" o "Atentamente".
   • Evite los cierres casuales como "Bye", a menos que sea un buen amigo del lector, ya que estos cierres no son profesionales.

8. 

   Firma con tu nombre. En un correo electrónico profesional, su firma debe incluir lo siguiente:
   • Su nombre;
   • Título de su trabajo;
   • Un enlace a su sitio web;
   • Enlaces a cuentas de redes sociales (opcional);
   • Información de contacto necesaria.

Parte 3 de 3: Enviar el correo electrónico

1. 

   Simplifique su correo electrónico, si es posible. Recuerde que sus destinatarios están ocupados y quieren llegar rápidamente al asunto del correo electrónico. Regrese al texto y reevalúe lo que escribió. Considera lo siguiente:
   • Utilice frases, palabras y párrafos cortos. Esto ayuda a agilizar y facilitar la lectura del correo electrónico.
   • Si es posible abreviar una palabra, abreviélala. Elimina todo lo que sea realmente innecesario.

2. 

   Revise detenidamente su correo electrónico. Los correos electrónicos profesionales requieren una revisión cuidadosa. Lea su correo electrónico en voz alta para usted mismo. Esto puede ayudarlo a detectar muchos errores ortográficos y gramaticales. Pregúntese:
   • ¿Mi correo electrónico es claro?
   • ¿Se puede malinterpretar mi correo electrónico?
   • ¿Cómo sonaría si yo fuera el destinatario?

3. 

   Mantente profesional. No tiene que mostrar su personalidad en su correo electrónico profesional. Si lo desea, puede mostrarlo sutilmente a través de su estilo de escritura, pero manténgase alejado de los emoticonos, las abreviaturas de chat (como usted) o las fuentes y fondos coloridos.
   • La única ocasión en la que es apropiado usar emoticonos o abreviaturas de chat es cuando te comunicas con personas muy cercanas o a las que les gustan este tipo de cosas.
   • Escriba mientras habla. Esto puede ayudarlo a mantener sus correos electrónicos breves, amigables y personales.
   • No digas nada en un correo electrónico que no le dirías a tu destinatario personalmente

4. 

   Envía tu e-mail. Después de revisar su correo electrónico, incluida toda la información necesaria y agregar cada destinatario al campo correspondiente, haga clic en el botón enviar.

Consejos

• Recuerde que la gente quiere leer los correos electrónicos rápidamente, así que mantenga sus oraciones cortas y claras.
• Preste mucha atención a la gramática, la ortografía y la puntuación para presentar una imagen profesional de usted y su empresa.
• Escriba presentaciones breves, como si estuviera hablando cara a cara.
• Configure una suscripción. Es una forma rápida de compartir información que debe incluir en todos los correos electrónicos. Estas firmas pueden hacer que sus correos electrónicos sean más cortos, ya que resumirán información sobre usted en un campo específico.
• Si puede decir algo positivo sobre el destinatario o su trabajo, hágalo. Tus palabras no serán en vano.
• Si el destinatario te ayudó de alguna manera, recuerda agradecerle. Hágalo siempre, incluso si el trabajo del destinatario es ayudarlo.

Advertencias

• Tenga cuidado con el campo Cc. Si envía correos electrónicos a varios contactos que no se conocen entre sí, pero todos necesitan conocer la información, use el campo CCO para proteger su privacidad.
• Utilice el campo Responder a todos con moderación. Envíe su respuesta solo a aquellos que necesitan mantenerse informados.