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• Pasos
• Consejos
• Advertencias

Un comunicado de prensa (o comunicado de prensa) es una declaración escrita a los medios. Puede anunciar una amplia variedad de noticias, incluidos eventos programados, promociones personales, premios, nuevos productos y servicios, informes de ventas, etc. También se puede utilizar para generar una historia interesante. Los reporteros y profesionales del género están más dispuestos a considerar la idea de la historia si reciben, de primera mano, un comunicado de prensa. Es una herramienta fundamental del trabajo publicitario, que puede ser utilizada por cualquier persona que desee utilizarla. Te mostraremos cómo hacerlo.

Pasos

Método 1 de 2: hacer que parezca

1. 

   Escribe un titular genuino. Debe ser breve, claro y sencillo: una versión ultracompacta del punto principal del comunicado de prensa. Muchos profesionales de PR (Comunicado de prensa) recomiendan escribir el titular al final, después del resto de la redacción del documento. Y sigue esa instrucción, continúa y vuelve a escribir el titular tan pronto como el resto esté terminado. Se sabe que el titular es el elemento atractivo y es muy importante para todo el comunicado de prensa.
   • WikiHow es reconocido como la fuente de información más confiable. ¿Ves cómo funciona? ¡Ahora quieres saber más! Los titulares de los comunicados de prensa tienen un "atractivo" para atraer la atención de los periodistas; lo mismo ocurre con el periodismo, donde el titular sirve para atraer lectores. Puede describir el último logro de una organización, un evento noticioso reciente, un nuevo producto o servicio ...
   • ¡Titulares escritos en negrita! Un título en negrita suele utilizar una fuente más grande que el texto original. Los titulares de comunicados de prensa convencionales utilizan el indicativo presente y excluyen artículos (definidos o no definidos ”, e incluso ciertos formales verbales).
   • La primera letra está en mayúscula. Como todos los sustantivos. La mayoría de las palabras en el título aparecen en minúsculas, aunque usan una fuente estilizada para crear una apariencia más atractiva. No ponga TODAS las palabras en MAYÚSCULAS.
   • Extrae palabras clave importantes. El método más simple para crear el título del comunicado de prensa es extraer las palabras clave más importantes del documento. Con estas palabras clave, intente producir una declaración lógica y convincente. Si incluye una oración de resumen después del título, se aplican las mismas reglas. El uso temprano de palabras clave le dará una mejor visibilidad en los motores de búsqueda y simplificará el trabajo que los periodistas y lectores tendrán para comprender la idea detrás del contenido del comunicado de prensa. Observe las acciones en este primer paso y observe cómo todas podrían ser un titular de comunicado de prensa.

2. 

   
   
   Escribe la copia del desarrollo. El comunicado de prensa debe redactarse como debe aparecer en un periódico. Y recuerde esto: la mayoría de los periodistas están demasiado ocupados y no tienen tiempo para investigar el gran anuncio de su empresa. Lo que escriba en el comunicado de prensa será lo que utilizarán los periodistas al comunicar el gran evento. Independientemente de lo que quieras que digan, aquí es donde te enfocas.
   • Comience con la fecha y la ciudad en la que se origina el comunicado de prensa. La ciudad se puede omitir si causa confusión, por ejemplo, si el comunicado está escrito en Florianópolis y trata sobre eventos que ocurrirán en la división de São Paulo.
   • La primera oración debe atraer al lector y decir de manera concisa lo que está sucediendo. Por ejemplo, si el titular es "Carpren Editora lanza una nueva novela de la Segunda Guerra Mundial", la primera frase podría parecer: "Carpren Editora, Ltd., lanzó hoy su primer trabajo sobre la Segunda Guerra Mundial, del reconocido autor Arcy Kay". Esto amplía el título lo suficiente como para agregar algunos detalles y hace que el lector profundice en la historia. Las siguientes oraciones deben ampliar el contenido de la primera.
   • El párrafo de desarrollo del comunicado de prensa debe ser compacto. Evite el uso de oraciones y párrafos muy largos. Evite la repetición y el uso excesivo de la jerga y el lenguaje muy culto. Busque la sencillez y no desperdicie las palabras.
   • El primer párrafo (dos a tres oraciones) debe resumir todo el comunicado de prensa, y el contenido adicional debe ser elaborado. En un mundo acelerado, ni los periodistas ni los lectores querrían leer todo el comunicado de prensa si el comienzo no generara interés.
   • Trate los hechos: eventos, productos, servicios, personas, objetivos, metas, planes, proyectos. Intente aprovechar al máximo los hechos concretos. Esta es una noticia. Un método simple de redactar un comunicado de prensa eficaz es crear una lista con las siguientes aclaraciones: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.

3. 

   
   
   Comunique las cinco preguntas con claridad: ¿Quién? ¿Que cual? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Porque? ¿Cómo? Las cinco preguntas deben indicar al lector todo lo que necesita saber. Considere la lista de tareas pendientes a continuación en contexto utilizando el ejemplo anterior para generar nuestro comunicado de prensa:
   • ¿De quién se trata? Carpren Editora.
   • ¿Cuál es la noticia? Carpren Editora lanza un libro.
   • ¿Cuándo sucederá esto? Mañana.
   • ¿Dónde pasará esto? En todos los mercados principales, mañana.
   • ¿Por qué es esta noticia? Por qué el libro fue escrito por la reconocida autora Arcy Kay.
   • ¿Cómo sucederá esto? El evento principal es el lanzamiento en São Paulo, seguido de un recorrido por todas las áreas metropolitanas de la ciudad.
     • Con los conceptos básicos definidos, complete los espacios restantes con información sobre personas, productos, artículos, fechas y demás cosas relacionadas con la noticia.
     • Si su empresa no es el tema principal de las noticias, pero es la fuente del comunicado de prensa, aclare esto en el desarrollo.
   • Sea breve y directo. Si va a enviar una copia, el texto debe estar a doble espacio.
   • Cuanto más notorio sea el comunicado de prensa, mayores serán las posibilidades de que sea seleccionado por un periodista interesado en publicarlo. Descubra qué significa "noticia" para un mercado determinado y utilice ese conocimiento para atraer al editor o al reportero.

4. 

   
   
   Haz un comunicado de prensa limpio, ágil y aplicable para tu audiencia. Es probable que la persona que reciba el comunicado de prensa tenga una docena de documentos similares esperando ser ignorados. Si quieres que el tuyo sea elegido, debe ser bueno. No solo tiene que ser bueno, sino que debe estar muy cerca de ser "publicable".
   • Cuando un editor mira tu trabajo, pensará, en el primer segundo, cuánto tiempo tomará imprimirlo. Si su trabajo está lleno de errores, sin contenido o necesita ser revivido, los periodistas no perderán el tiempo. Por lo tanto, asegúrese de tener una buena gramática, todos los conceptos básicos y un buen tema para tratar.
   • ¿Por qué debería importarle a esta gente lo que tienes que decir? Si está enviando esto a la audiencia adecuada, será obvio. De lo contrario, ¿por qué estás perdiendo el tiempo? Dale las noticias a las personas adecuadas (noticias, no publicidad) y estarás bien encaminado.
     • A la gente le importará más si envía el documento por la mañana. Esto les da tiempo para revisar su liberación mientras están trabajando. Sea guapo.

5. 

   Ponlo todo junto. Proporcione enlaces a información adicional para respaldar el comunicado de prensa. ¿La empresa que vende proporciona información adicional en línea que pueda interesar a los lectores? Genial, agrégalos.
   • Si está nervioso por lo que tiene, investigue un poco sobre lo que ya se ha publicado. Probablemente alguien ya haya escrito algo sobre un evento similar al que estás cubriendo.

Método 2 de 2: Dominar el formato

1. 

   Comprende la estructura básica. Bien, ahora que tienes el grueso, ¿cómo lo pones en papel? Bueno, para empezar, corta la extensión. El comunicado de prensa debe tener, como máximo, una página de extensión. Nadie perderá el tiempo en 5 párrafos si no cubre otra cosa que no sea la Segunda Guerra Mundial. Necesitará esto (algunos de los elementos ya han sido comentados):
   • PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA debería aparecer en la parte superior de la página, en el margen izquierdo.
     • Si el lanzamiento está embargado, ponga "EMBARGADO HASTA ..." con la fecha en que se publicará la historia. Un comunicado sin fecha de publicación presumiblemente tendrá que publicarse de inmediato.
   • El título, generalmente en negrita, debe centrarse debajo.
     • Si lo desea, ponga un subtítulo en cursiva (haciendo brevemente el título).
   • Primer párrafo: La información más importante. Puede parecer una noticia, ya que comienza con una fecha o un lugar de donde proviene la información.
   • Segundo (y probablemente tercer) párrafo (s) : información secundaria. Debe incluir citas y hechos.
   • Información estándar: más sobre tu empresa. ¿Quien eres en realidad? ¿Cuál es tu currículum? ¿Cuál es tu objetivo?
   • Información del contacto: más sobre el escritor (¡probablemente tú!). Si el documento atrae el interés de alguien, ¡buscarán averiguar más sobre usted!
   • Multimedia: en la era actual, siempre hay trabajo por hacer a través de Twitter.

2. 

   Escriba la información estándar debajo del desarrollo de la versión. Esto significa que ha llegado el momento de incluir información sobre su empresa. Cuando un periodista recoge su comunicado de prensa, debe, por supuesto, mencionar su empresa en las noticias. Los periodistas pueden obtener información sobre la empresa en esta sección.
   • El título de esta sección debe ser "Acerca de (empresa XYZ)".
   • Después del título, utilice uno o dos párrafos para describir su empresa. Cada párrafo debe tener entre 5 o 6 líneas. El texto debe describir la empresa, el negocio que realiza y su política. Muchas empresas ya cuentan con folletos, presentaciones, planes de negocio, etc. Este texto introductorio se puede colocar aquí.
   • Al final de esta sección, indique su sitio web. El enlace debe ser exacto y completo, sin incrustar, para que el enlace se imprima tal como está. Por ejemplo: http://www.example.com y no Haga clic aquí para visitar el sitio web.
   • Las empresas que mantienen una página de medios separada en sus sitios web deben indicar esta URL aquí. La página de medios suele tener información de contacto y kits de prensa.

3. 

   Agrega tu información de contacto. Si el comunicado de prensa es realmente una noticia, los periodistas probablemente deseen obtener más información o entrevistas con personas asociadas con el comunicado de prensa. Si se siente cómodo con la idea, la información de contacto se puede proporcionar en la página del comunicado de prensa. Por ejemplo, en el caso de una innovación, puede proporcionar la información de contacto de su equipo de investigación / ingeniería a los medios.
   • De lo contrario, debe proporcionar detalles en su departamento de medios en la sección "Contactos". Si no tiene un equipo dedicado a este rol, deberá designar a alguien que actúe como enlace entre los medios y las personas.
   • Los datos de contacto deben ser limitados y específicos únicamente para el comunicado de prensa actual. Los datos de contacto deben incluir:
     • El nombre oficial de la empresa.
     • El nombre oficial del departamento de medios y el personal a contactar
     • Dirección de la oficina
     • Número de teléfono y fax, con códigos de ciudad resaltados
     • Número de teléfono móvil (opcional)
     • Tiempos de disponibilidad
     • Correos electrónicos
     • Direcciones de sitios web

4. 

   Si es posible, incluya un enlace a una copia en línea del mismo comunicado. Es una buena práctica mantener un registro de todos sus comunicados de prensa en un sitio web. Esto puede facilitar la producción de enlaces, además de mantener un registro con fines históricos.

5. 

   Firme el final del comunicado de prensa con tres símbolos hashtag ###. Céntrelos directamente debajo de la última oración del documento. Este es un patrón periodístico. Parece que estás tuiteando, pero eso no es cierto. Asi es como se hace.

Consejos

• Incluya "dónde encontrar" en su comunicado. Esta información se basa en lo que desea que el público haga con la información que ofrece. Por ejemplo, ¿desea que los lectores compren su producto? Si es así, incluya información sobre dónde está disponible el producto. ¿Quiere que los lectores visiten su sitio web para participar en un concurso u obtener más información sobre su empresa? Luego, incluya la dirección del sitio web o un número de teléfono.
• Ponga el nombre de su empresa en el título, subtítulo y primer párrafo del texto para dar más visibilidad en las herramientas de búsqueda y para los periodistas y lectores. Si envía una copia lista, incluya el encabezado de la empresa.
• Busque en Internet comunicados de prensa recientes para comprender su tono, lenguaje y estructura.
• Personalice cada nota de prensa con el nombre del tipo de medio y reportero que cubre el área relacionada con su tema. Esta información se puede encontrar en el sitio web de medios. Enviar el mismo comunicado de prensa a varios canales de medios diferentes muestra que está tomando "atajos" en lugar de enfocarse en un mercado específico.
• Envíe su comunicado por correo electrónico y utilice un formato simple. Un comunicado de prensa que es demasiado largo o demasiado colorido no ayuda a atraer la atención de los lectores; están distraídos por eso. Envíe el comunicado de prensa en el cuerpo del correo electrónico, no como un archivo adjunto. Si necesita enviar un archivo adjunto, hágalo en formato txt. Los documentos de Word son aceptables en la mayoría de las computadoras, pero si usa la versión más actual (.docx), guárdela en una versión anterior (.doc). Los periódicos, en particular, tienen presupuestos limitados y no tienen las últimas versiones. Utilice el formato PDF solo si envía un kit de prensa con muchos gráficos. No envíe un archivo escrito a mano y escaneado, será una pérdida de tiempo. Simplemente escriba el mensaje directamente en el cuerpo del correo electrónico.
• Una llamada posterior puede ayudar a convertir el comunicado de prensa en una noticia completa.
• Evite el uso de jerga o términos técnicos específicos. Si la precisión requiere el uso de un término específico de la industria, defínalo.
• El momento del comunicado de prensa es muy importante. Debe ser relevante y reciente, y no demasiado antiguo ni distante.
• Utilice el título como asunto del correo electrónico. Si ha escrito un buen titular llamativo, ayudará a que su mensaje se destaque en el buzón de correo electrónico del editor.
• No pierda el tiempo escribiendo el titular hasta que el lanzamiento esté listo. Los editores de periódicos escribirán el titular real, pero es importante crear uno atractivo para el lanzamiento. El titular puede ser su única oportunidad. Manténgalo conciso y fáctico. Perderás tiempo escribiéndolo antes de terminar el lanzamiento. Aún no sabe exactamente lo que dirá su propia persona o entrevistado. Cuando haya terminado su borrador, puede revisar el texto principal, o no. Solo después de que el borrador esté terminado, produzca el título.

Advertencias

• Siempre incluya una cita, preferiblemente del líder involucrado en el tema del comunicado de prensa. El texto debe tener una cita actual y debe ser verdadero. En cualquier caso, es imprescindible comprobar si la persona a citar está de acuerdo con la citación. La cita permite que un periodista ocupado pueda preparar un artículo completo sin tener que entrevistar a la persona.
• Recuerde siempre que muchos editores se sienten abrumados y los equipos se reducen. Si puede facilitarles la vida, es más probable que se publique su comunicado. El Comunicado de Prensa se publicará con ediciones mínimas si está escrito con vistas a la publicación en sí. Pero si llena el texto con frases publicitarias y no usa lenguaje periodístico, etc., el editor seguramente despreciará su texto y lo borrará. Todos dicen que son líderes. No pierda el tiempo del editor. El lugar para colocar la descripción de la empresa es en la sección "Acerca de la empresa XX". No olvide proporcionar información precisa y objetiva.
• Los artículos deben ser positivos y animados tanto como sea posible. Evite frases como "tras la dimisión del anterior presidente de la empresa" o "tras un período de inactividad". El periodista puede decidir investigar estos problemas en lugar de escribir sobre el tema del comunicado de prensa. Incluso si las circunstancias son completamente inofensivas, como dejar al presidente por razones de salud, el resultado puede no ser el esperado.
• No proporcione contacto con otras personas sin su consentimiento. Además, la persona debe estar disponible en todas las horas de trabajo durante unos días después de la divulgación.
• Cuando envíe un comunicado de prensa, no ponga el término "comunicado de prensa" en la línea de asunto del correo electrónico. Solo te mezclarás con la multitud. Trate de llamar la atención del editor haciendo un tema atractivo, por ejemplo, "Brand Co. gana $ 30 mil millones en contratos gubernamentales".