Contenido

• Pasos
• Consejos
• Advertencias

Hay varias situaciones en las que es necesario solicitar una extensión. Por ejemplo, en la universidad, para tener tiempo para terminar una disertación, o en el trabajo, cuando el empleado está demasiado ocupado para completar un proyecto a tiempo. Es muy importante escribir una carta dentro de los estándares para solicitar la extensión de manera efectiva. Reflexione sobre la naturaleza del pedido: ¿cuánto tiempo necesita y por qué? Luego, escriba una carta formal y envíela con acuse de recibo para estar seguro.

Pasos

Método 1 de 3: escribir la carta

1. 

   Escribe la carta lo antes posible. Tan pronto como note que necesitará un plazo más largo, comience a escribir la carta. Es necesario avisar con la mayor antelación posible para que el destinatario pueda tomar una decisión sobre la situación. También da la impresión de que estás organizado, incluso si estás solicitando un ajuste al horario.

2. 

   
   
   Determina cuánto tiempo más necesitarás. Tenga en cuenta todos los factores y haga una solicitud realista. Si solicita un período breve, es posible que deba solicitar otra extensión. Evite extrapolar los plazos siempre que sea posible. Siguiendo esta idea, es mejor sobreestimar un poco el tiempo.
   • Dependiendo de la situación, considere la carta como una negociación. Si es así, solicite más tiempo del que realmente necesita para poder negociar y concertar un período más corto del solicitado.
   • Mida su ritmo de trabajo en función del progreso actual de la tarea y lo que queda por hacer. Por ejemplo, si ha estado trabajando en un proyecto de consultoría durante tres meses, ya tiene una buena idea de cuánto le queda por hacer.
   • Tenga en cuenta la limitación de tiempo que también tiene el destinatario. Puede que haya superado el plazo y ahora tendrá que retrasarlo. Por ejemplo, los profesores universitarios deben entregar las calificaciones de las tareas finales antes de una fecha determinada y calcular las fechas de entrega en consecuencia.

3. 

   
   
   Tenga en cuenta las reglas preestablecidas. Conozca el plazo actual antes de solicitar el cambio. Nadie quiere parecer desorganizado pidiendo una extensión sin siquiera comprender la situación actual. Por ejemplo, algunas agencias gubernamentales solicitan que el pedido se envíe 24 horas después del contacto inicial. Si no puede hacerlo, infórmelo lo antes posible.

4. 

   
   
   Incluya una buena explicación de la solicitud. Te estás tomando el tiempo para escribir la carta y el destinatario se tomará el tiempo para leerla, así que haz tu mejor esfuerzo. Piense detenidamente en el motivo real de la solicitud de extensión e infórmelo honestamente a la persona que llama. No mienta ni exagere, ya que esto solo empeora las posibilidades de obtener permiso.
   • Una buena razón es el deseo de garantizar la calidad o ser cautelosos con el trabajo. Por ejemplo, si estás haciendo un proyecto que podría afectar la seguridad de varias personas, indícalo cuando pidas más tiempo, ya que esto puede pesar a tu favor.
   • Si está haciendo esta solicitud por una variedad de razones, elija la mejor o la principal y concéntrese en ella. Por ejemplo, si está posponiendo la aceptación de un nuevo proyecto, diga que prefiere investigar más sobre la transferencia de costos (si esa es la verdad) en lugar de decir que está esperando otra oferta.

5. 

   Proporcione algunos detalles elegidos con la solicitud. Los detalles añaden más veracidad y experiencia a la carta. Esto es muy importante si va a enviar la carta a una agencia gubernamental o alguna otra institución donde nunca ha estado personalmente.
   • Por ejemplo, si su abuelo muere dos días antes de la fecha de entrega de la CBT, es mejor describir el incidente como una "emergencia familiar" en lugar de simplemente informar que fue una razón personal. También es bueno contar brevemente lo sucedido y que tendrás que viajar, cuidar detalles prácticos, apoyar a familiares, etc.
   • Deje la documentación en orden antes de enviar cualquier solicitud. Necesita hacer una lista de prioridades y tareas prioritarias, especialmente cuando se trata de instituciones gubernamentales o oficiales. Mostrar que ha completado todos los pasos del proceso hasta el momento contará puntos a su favor.

6. 

   Mantente positivo en contenido y tono. Nadie quiere leer el Muro de las Lamentaciones en forma de carta. Describa los eventos negativos de forma rápida y breve y proceda a su propuesta de solución. Por ejemplo, si cree que el salario ofrecido inicialmente es demasiado bajo, escriba algo como “Necesito más tiempo para pensar en la oferta. Sin embargo, creo que un salario más alto me permitiría hacer un trabajo más eficiente ”.

7. 

   Corrija la ortografía y la gramática de la carta antes de enviarla. Tómese unos minutos para leer todo detenidamente antes de enviarlo. También busque errores de formato y escritura. Pase el corrector ortográfico al editor de texto. Pídale a un amigo que haga una segunda lectura. No hagas esto apresuradamente ni saltes este paso, ya que pequeños errores pueden dar la impresión de que eres descuidado y pueden afectar la decisión final.

Método 2 de 3: Seguir convenciones formales de cartas

1. 

   Haz un encabezado. La fecha debe aparecer en la esquina superior derecha de la página. Salte una línea y escriba su dirección, también justificada a la derecha. Luego, omita otra línea y ponga la dirección completa del destinatario justificado a la izquierda.
   • Si envía la solicitud por correo electrónico, omita la fecha y la dirección, comenzando por el saludo. Al escribir el "tema", sea muy preciso. Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico a un profesor, el tema debe ser "Su nombre completo - Nombre del trabajo y Solicitud de extensión".

2. 

   Utilice un saludo formal y completo. Empiece con "Estimado" y ponga el título y el apellido en la secuencia. Por ejemplo "Estimado Profª Drª Rocha" o "Estimado Director Silveira".
   • Incluso si eres parte del círculo social de la persona y hablas con ella en situaciones informales, esta solicitud es de carácter oficial, así que mantén el contenido estrictamente formal. No escriba nada como “Oi, Fábio”, por ejemplo.
   • Busque una persona específica para dirigir la carta. De lo contrario, se verá como un anuncio o correo electrónico estándar. Por ejemplo, "Estimado Dean Sousa" es mejor que "a la rectoría".

3. 

   Haz párrafos concisos. El cuerpo de la carta debe tener entre uno y tres párrafos. En muchos casos, es posible abrir el tema con una o dos líneas, explicar la solicitud en dos o cuatro líneas y concluir con una o dos líneas más. Si realmente necesita tres párrafos, sepárelos en la introducción, el cuerpo y la conclusión.
   • Para abrir la asignatura, di algo como "Soy fulano de Cyclan, estudiante de la asignatura de Introducción al Conocimiento X de la mañana". Esto especificará la situación para que su maestro recuerde de qué está hablando.

4. 

   Preste atención a sus comentarios finales. No ignore el poder de una conclusión. Utilice las últimas frases para reafirmar su situación (en una línea) y agradézcales el tiempo que el destinatario ha dedicado a leer la carta. Escriba algo como "Agradezco la consideración dada a mi solicitud".
   • Lo ideal es terminar con una expresión de cierre como “Atencenty” o “Te agradezco de antemano”.
   • Si necesita una respuesta antes de cierto tiempo, incluya esa información al final también. Combina eso con agradecimiento. Por ejemplo, "Gracias por su consideración y espero tener noticias suyas hasta la semana que viene". Solo tenga cuidado de no hacer que parezca que está exigiendo algo.

5. 

   Incluya su nombre completo y firma. Debajo de "Atentamente", deje tres o cuatro líneas en blanco. Luego ingrese su nombre completo y justifíquelo a la izquierda. Utilice el espacio en blanco para firmar su nombre con un bolígrafo. Si planea enviar la carta por correo electrónico, elimine este espacio y deje solo el nombre completo.

Método 3 de 3: enviar la carta al destinatario

1. 

   Haga una copia de la carta o copie el archivo. Una vez que haya revisado el borrador, tome una foto (para convertirla en un pdf), guarde el borrador en un sitio web o haga una fotocopia tradicional de la carta. Si lo desea, también tenga en cuenta la fecha de envío, si no coincide con el encabezado de la carta. Guarde esta copia en algún lugar para mantener un registro personal.

2. 

   Publícalo. Lleve la carta a la oficina de correos más cercana, entréguela al encargado y tome el número de seguimiento o póngala en un buzón. Si desea estar seguro de que la carta ha sido recibida, envíela con acuse de recibo (esto requiere el pago de una tarifa).
   • Si va a enviar una copia impresa de la carta, utilice una impresora de alta calidad con un buen cartucho. Por lo general, no se aceptan cartas escritas a mano.

3. 

   Envíe la solicitud de extensión por correo electrónico. Esta es probablemente la mejor forma de enviar la solicitud, ya que lleva poco tiempo y es muy confiable. Verifique la dirección de correo electrónico del destinatario antes de enviar e incluya un número de identificación, si es relevante, en el campo de asunto.
   • El destinatario podrá ver la hora exacta a la que se envió el correo electrónico.Recuerda esto si tienes la costumbre de enviar correos electrónicos al amanecer.
   • Utilice una dirección de correo electrónico formal que realmente utilice. Es necesario enviar el mensaje de correo electrónico desde una dirección formal utilizada para situaciones profesionales. Por ejemplo, no es apropiado enviar un correo electrónico a una cuenta llamada “[email protected]”.
   • Si va a enviar la carta por fax, espere a que la página de confirmación indique que la transmisión se realizó correctamente y se recibió.

4. 

   Haga una llamada en lugar de la carta. Si necesitas una extensión de forma urgente o es tarde, lo ideal es hablar en persona o por teléfono. Si este es el caso, hable formalmente y explique la situación de manera organizada.

Consejos

• Su carta debe tener solo una página (o menos). Esto da la impresión de que está completo, pero sigue siendo fácil de leer rápidamente.
• Esté atento, ya que puede recibir una carta de confirmación o un correo electrónico notificándole que se ha recibido la solicitud.

Advertencias

• Sea realista al hacer promesas. No tiene sentido pedir más tiempo para hacer más trabajo del esperado.
• Idealmente, esta solicitud de prórroga del plazo debería realizarse solo una vez. No cuente con la suerte de obtener otra extensión.
• Vea si ha adjuntado todos los formularios necesarios para el pedido. Algunas instituciones solicitan que el formulario proporcionado por ellas se utilice como plantilla.