Contenido

• etapas
• Parte 1 Comience la carta
• Parte 2 Escribe el cuerpo de la carta
• Parte 3 Termina la carta
• Parte 4 Completando la carta

En este artículo: Comience la letra Reduzca el cuerpo de la letra Rellene la letra Encuentre la letra 14 Referencias

¿Necesitas escribir una carta comercial? En general, este tipo de letras siguen una estructura bien conocida y fácil de aplicar que se adapta a una variedad de contenidos. Una carta comercial siempre debe tener fecha. Además, debe contener algunos párrafos e información sobre el remitente y el destinatario. Escriba los suyos y realice los cambios necesarios, si es necesario, para cumplir con los estándares establecidos por su empresa.

etapas

Parte 1 Comience la carta

1. 
   

   
   Familiarícese con el diseño. Cualquiera sea el contenido de su carta, debe aplicar ciertas reglas de presentación. Las letras comerciales deben ser mecanografiadas. Use un tipo de letra común como "Arial" o "Times New Roman". Siempre que sea posible, el uso de los párrafos en el teclado, lo que equivale a empezar cada nuevo párrafo pulsando el botón dos veces entrada y no te permitas
   • Deje un margen de 2.5 cm en los cuatro lados.
   • Una carta comercial digital debe estar compuesta con una fuente común. En un correo electrónico profesional, evite lemploi cursiva o correos colores distintos del blanco y negro.

2. 
   

   
   
   
   Elige un papel adecuado. La e debe imprimirse en una hoja de tamaño A4. Si vive en los Estados Unidos, use papel tamaño carta, que es 216 mm × 279 mm, o 8.5 "× 11". Algunos contratos grandes pueden imprimirse en hojas de tamaño legal (216 mm × 356 mm).
   • Si imprime una carta para enviarla, considere usar papel con la cabeza de la compañía. Esto le dará un toque oficial a su carta porque el lector verá el logotipo y la información de contacto de su empresa.

3. 
   

   
   Ingrese la información sobre la empresa. Ingrese el nombre y la dirección de la compañía, escribiendo cada elemento de la dirección en una línea separada. Si está trabajando en su propio nombre, agregue su nombre en lugar del nombre de la empresa o arriba.
   • Si su empresa tiene un encabezado listo para usar, puede usarlo en lugar de escribir los datos usted mismo.
   • Si ingresa la dirección usted mismo, justifíquela a la izquierda o a la derecha en la parte superior de la página, según sus preferencias o las instrucciones de la compañía.
   • Si envía la carta al extranjero, escriba el nombre del país en mayúsculas.

4. 
   

   
   
   
   Indica la fecha. Para más rigor, escriba la fecha completa. Por ejemplo: "1 de abril de 2012". En una carta presentada en francés, el lugar y la fecha deben aparecer en la parte superior derecha de la página.
   • Si la redacción de su carta duró varios días, indique la fecha en que terminó la carta.

5. 
   

   
   Agregar la información del destinatario. Ingrese el nombre completo del destinatario, el título, si corresponde, el nombre y la dirección de la empresa. Esta información debe aparecer en este orden, con cada elemento en una línea separada. Si corresponde, incluya un número de referencia. En una carta presentada a la francesa, la información del destinatario debe estar incluido en la derecha, un par de líneas por debajo de la fecha.
   • Para recibir una respuesta directamente, es conveniente dirigir la carta a una persona específica. Hacer una investigación si sabe el nombre del destinatario. Consulte con la empresa para conocer el nombre y cargo de la persona de que se trate.

6. 
   

   
   Elige un formulario de llamada. Esta fórmula sirve para expresar su respeto hacia el destinatario. Tiene que elegir la fórmula en función de si está o no sabe cuál es su vis-à-vis. También tendrá en cuenta el grado de familiaridad o formalismo de su relación. Considere la siguiente lista de opciones.
   • Use la expresión "A quién de derecho:" solamente si no sabe exactamente a quién dirigir su carta.
   • Si su relación con el destinatario es superficial, es mejor usar "Señor" o "Señora" para evitar un extraño.
   • También puede especificar el título del destinatario, por ejemplo: "Señor".
   • Si conoce muy bien al destinatario y sus informes le son familiares, puede usar una fórmula más personal, como "Mi querida Suzanne".
   • Si tiene dudas sobre el sexo del destinatario, use la fórmula: "Damas, caballeros".
   • Recuerde poner una coma después de la fórmula apelaciones o dos puntos (:) después de la expresión "A quien pueda".

Parte 2 Escribe el cuerpo de la carta

1. 
   

   
   Adopta un tono apropiado. Según un dicho bien conocido, el tiempo es dinero y la mayoría de los empresarios odian perder su tiempo. Por lo tanto, su carta debe ser escrita en un breve tono y precisa. Haga la lectura más fácil yendo directamente al punto y comenzando con un párrafo conciso.Por ejemplo, siempre puedes comenzar con una oración como esta: "Estoy escribiendo sobre ...".
   • Evite transiciones florales, palabras pomposas u oraciones largas y sinuosas. En cambio, busque el más básico lo más rápido y claro posible.
   • Adopta un estilo convincente. Lo más probable es que su objetivo sea persuadir a su lector para que haga algo, cambie de opinión, corrija un problema, pague una factura o tome medidas. Entonces, exponga su punto de vista con convicción.

2. 
   

   
   Usa pronombres personales Es perfectamente correcto usar en una carta comercial pronombres personales yo, nosotros y usted. Cuando se trata de ti mismo, usa el pronombre personal yo. Usarás el pronombre personal, usted para hablar sobre el destinatario.
   • Tenga cuidado al escribir una carta en nombre de una organización. Si presenta el punto de vista de la empresa, debe usar el pronombre personal nosotros. Así, el lector sabrá que se trata del punto de vista de la empresa. Si expresa su propia opinión, use yo .

3. 
   

   
   Sé claro y conciso. Informe a su lector con precisión sobre el tema de su discurso, porque él le responderá rápidamente solo si su carta es clara como el agua de la roca. En particular, debe indicar inequívocamente si desea que el destinatario le dé algo o actúe en una determinada dirección. Explique su posición lo más brevemente posible.

4. 
   

   
   Usa la voz activa. Al describir una situación o al hacer una solicitud, asegúrese de usar la voz activa en lugar de la voz pasiva. Su riesgo de ser ambiguo o impersonal, si se expresa en voz pasiva. Además, la voz activa es más simple y va directo al grano. Aquí hay dos ejemplos.
   • Forma pasiva: "Sus gafas de sol no están diseñadas ni fabricadas teniendo en cuenta la resistencia. "
   • Active Way: "Su empresa diseña y fabrica gafas de sol sin prestar atención a su fuerza. "

5. 
   

   
   Relájate si es necesario. Las cartas son escritas por personas a otras personas. Evite las letras estándar tanto como sea posible, porque no podrá construir una relación con alguien enviándole una carta estereotipada. Sin embargo, evite expresiones coloquiales o de argot, como "debe decirse" para "debe admitirse" o "dinero" para "dinero". Mantenga un estilo profesional, pero amigable y amigable.
   • Si conoce muy bien al destinatario, es posible incluir una fórmula amable para expresar sus saludos.
   • Use el sentido común para determinar los aspectos de su personalidad que revelará. A veces, un poco de humor realmente facilita una relación comercial, pero tenga cuidado antes de contar una anécdota.

6. 
   

   
   Se cortés Debe serlo, incluso si escribe una queja o una carta de queja. Examine la posición del destinatario y ofrézcale, en un tono complaciente y afable, que haga lo que pueda dentro de límites razonables.
   • Por ejemplo, una queja descortés podría escribirse de la siguiente manera: "Creo que sus gafas de sol son tan pobres que decidí no comprar más. Por otro lado, un reclamo cortés se vería así: "Estoy decepcionado con sus gafas de sol y decidí abastecerme de otros proveedores en el futuro. "

7. 
   

   
   Usar un segunda página en el encabezado de sus páginas adicionales. La mayoría de las cartas comerciales deben ser lo suficientemente concisas como para caber en una página. Pero si su carta es más larga, como un contrato o conclusiones legales, es posible que necesite páginas adicionales. Usar un segunda página encabezado, hecho del mismo papel que la primera página, pero generalmente con una dirección abreviada.
   • Escriba el número de página en la segunda página y las siguientes en la parte superior de la página. También puede incluir el nombre del destinatario y la fecha.

8. 
   

   
   Ata todo. En el último párrafo, resuma los puntos que ha abordado en el cuerpo de la carta y establezca claramente su plan de acción o lo que espera del destinatario. Sugiérale que se comunique con usted si tiene alguna pregunta o inquietud que expresar. Agradezca al destinatario por la atención que ha prestado a la carta o pregunta en consideración.

Parte 3 Termina la carta

1. 
   

   
   Elige un formulario de cortesía. En conclusión, como en los formularios de apelación, es mostrar respeto y formalismo. Puede elegir, sin correr el riesgo de engañarse a sí mismo, una fórmula como: "por favor crea (señor) para asegurar mi distinguida consideración" o "le ruego que exprese (señor) la expresión de mis devotos sentimientos. De manera similar, si se trata de un correo electrónico, considere usar frases como "cordialmente", "respetuosamente" o "sinceramente", que son menos formales, pero aceptables.

2. 
   

   
   Firma la carta. Salta unas cuatro líneas antes de firmar tu firma. Imprima su carta antes de firmarla. Es mejor usar tinta azul o negra. Si envía su carta por correo electrónico, escanee su firma y coloque la imagen en la parte correspondiente de la carta.
   • Si firma la carta en nombre de otra persona, escriba "p. p. : »Antes de su firma. Esta es la abreviatura de la expresión "por proxy", que significa "en lugar de" o "en nombre de".

3. 
   

   
   Escriba su nombre e información de contacto Debajo de su firma, ingrese su nombre, título, número de teléfono, dirección de correo electrónico u otra información de contacto aplicable. Escriba cada elemento en una línea independiente.

4. 
   

   
   Agregue las iniciales del mecanógrafo. Si la carta fue escrita por alguien que no sea el autor, puede agregar las iniciales de esa persona debajo del panel de firma. A veces, algunas compañías solicitan incluir las iniciales del autor de la carta para encontrar más fácilmente a las personas que participaron en el desarrollo de la carta.
   • Si solo encuentra las iniciales del mecanógrafo, escríbalas en minúsculas, por ejemplo: mj.
   • Si incluye el autor, use letras mayúsculas mientras mantiene las iniciales del mecanógrafo en minúsculas, por ejemplo: RW: mj. Es posible separar las dos iniciales con una barra, por ejemplo: MW / mj.

5. 
   

   
   Indicar los anexos. Si ha adjuntado partes a su carta, escriba la naturaleza de estas partes, unas pocas líneas debajo de sus coordenadas, especificando el número y tipo de partes. Por ejemplo, escriba: "Adjuntos (2): un formulario, un folleto".
   • También puede abreviar la expresión "Adjuntos" escribiendo "P. j".

6. 
   

   
   Ingrese los nombres de los destinatarios. Si envía una copia de la carta a otra persona, debe mencionarla en la carta escribiendo la abreviatura "cc" debajo de la línea "Adjuntos", seguida del nombre y título de la persona. Esta abreviatura significa "copia de cortesía". También es la abreviatura de la expresión "copia verdadera", cuando las letras se escribieron con papel carbón.
   • Por ejemplo, escriba: "cc: Marie Martin, Directora de Marketing".
   • Si agrega más de un nombre, alinee el segundo nombre debajo del primero pero sin el "cc:"

Parte 4 Completando la carta

1. 
   

   
   Corrige la carta. El diseño es un elemento clave para reflejar su profesionalismo. Pero debe corregir sus errores para demostrarle al destinatario que es capaz y responsable. Ejecute la revisión ortográfica de su software de procesamiento electrónico, pero también lea su carta cuidadosamente antes de enviarla.
   • Verifique que la carta sea clara y concisa. ¿Hay párrafos que contienen más de tres o cuatro oraciones? Si este es el caso, intente eliminar oraciones innecesarias.
   • Si la carta es extremadamente importante, considere pedirle a uno de sus amigos o colegas que la lea por usted. A veces, una nueva mirada puede detectar errores o errores que puede que no note.

2. 
   

   
   No rasques tu carta. Si tiene varias páginas, no las engrape. Si desea mantener sus páginas en orden, puede adjuntarlas con un clip de papel superior izquierdo.

3. 
   

   
   Publica la carta. Si envía la carta por correo, use un sobre de tamaño comercial. Si es posible, tome un sobre con el logotipo de la empresa. Registre adecuadamente la dirección del remitente y el destinatario. Dobla la letra por la mitad, de modo que el destinatario primero despliegue la solapa superior y luego la solapa inferior. Asegúrese de obtener suficiente de su carta antes de enviarla.
   • Si cree que su escritura es desordenada y no refleja su competencia profesional, ingrese las direcciones utilizando su software de procesamiento de correo electrónico e imprímalas en el sobre con su impresora.
   • Si la carta es extremadamente importante o urgente, considere enviarla por un servicio.
   • Si desea enviarlo por correo electrónico, conviértalo a formato "HTML" o PDF para seguir formateando. Sin embargo, es mejor enviar la carta impresa en papel.