Contenido

• etapas
• Parte 1 Continuar con el diseño del informe
• Parte 2 Crea contenido de calidad
• Parte 3 Escribir el informe en un lenguaje efectivo

En este artículo: continúe con el diseño del informeCree contenido de calidadReduzca el informe en un idioma efectivo8 Referencias

¿Tienes que escribir un informe de actividad? Muchas estaciones de trabajo requieren la redacción de informes de actividades, que no son más que una autoevaluación en la que tendrá que informar sobre las tareas realizadas durante el año. Su jefe también puede pedirle que describa un informe sobre una reunión que tuvo lugar. Comprender cómo escribir estos informes puede cambiar drásticamente la percepción que otros tienen de su trabajo y contribuir enormemente al éxito o al fracaso de su proyecto.

etapas

Parte 1 Continuar con el diseño del informe

1. 
   

   
   Comience con el resumen. En la parte superior de su informe, debe resumir las actividades realizadas. Dile a los lectores cuáles han sido tus logros en general.
   • Supongamos que escribe un informe para una organización sin fines de lucro. En este caso, puede resumir los resultados obtenidos, incluida la organización de eventos rentables para los accionistas, una mejora de la reputación de la asociación en cuestión y la promoción de las relaciones entre empresas.
   • No es necesario que complete este párrafo con demasiados detalles específicos. Lo que debe hacer es resumir los puntos principales y dar una visión general de la situación. Además, no escriba un informe largo.Manténgalo en 2 páginas a menos que su empleador haya hecho sugerencias específicas. Hable con su empleador para averiguar si debe usar un formato particular.

2. 
   

   
   
   
   Proporcione detalles para respaldar cada punto en el resumen. Ahora debe hacer una copia de seguridad de los puntos principales del resumen que abre su informe con otros detalles.
   • Haz una presentación esquemática. Estructura diferentes piezas de información y usa puntos bajo cada tema. Por ejemplo, una de sus secciones podría etiquetarse como "Eventos organizados y celebrados".
   • Debajo de cada rúbrica, puede hacer (con viñetas o letras) un resumen en forma de párrafo de todos los eventos que tuvieron lugar, el propósito de la misión del grupo y el progreso realizado. Se específico.

3. 
   

   
   Utiliza un formato profesional. No escriba el documento descuidadamente y con prisa. Su informe debe estar organizado e impreso en una fuente de nivel profesional y en un buen papel.
   • Cree un título y céntrelo en el medio de la página. Use subtítulos en negrita para organizar la información.
   • Proporcione información básica en la parte superior del documento. Especifique el período cubierto por este informe, así como su nombre y cargo.

4. 
   

   
   
   
   Mantenga un diario durante todo el período en cuestión. Esto hará que sea mucho más fácil para usted recopilar información sobre los logros que ha logrado.
   • En un diario o bloc de notas, realice un seguimiento de los logros observados durante todo el período de estudio. Esto facilitará su trabajo.
   • Si no hace esto, puede pasar por alto algunos de los logros importantes que ocurrieron al comienzo del período en cuestión.

Parte 2 Crea contenido de calidad

1. 
   

   
   Recuerde a su empleador sus objetivos y expectativas de desempeño. Debe recordarle cuáles eran sus objetivos al comienzo del período en cuestión. ¿Cuáles fueron tus objetivos? ¿Cuáles son las expectativas laborales? Si no tiene información sobre esto, acérquese a su empleador.
   • Luego, trate de explicar con datos reales cómo se lograrán estos objetivos. Lo importante es comparar sus actividades o resultados con las proyecciones iniciales.
   • Por ejemplo, si pudiera traer más dinero de lo esperado, será una buena señal para los inversores o sus superiores. Sin embargo, si no proporciona un punto de referencia, será más difícil determinar si el proyecto fue exitoso y en qué medida.

2. 
   

   
   Proporcionar datos visuales. Si cree que esto ayudará a los lectores a visualizar mejor los datos presentados en el documento, incluya algunas tablas o gráficos.
   • No olvide que algunos lectores simplemente leerán el informe, tal vez porque estarán ocupados. Por esta razón, proporcionar datos visuales puede exponer su punto de vista de manera más efectiva.
   • Sin embargo, no debe regar el lector de gráficos. Elija 1 o 2 gráficos que se centren en los puntos principales.

3. 
   

   
   Centrarse en el método de CAR. Este proceso te ayudará a documentar tus logros. CAR es un acrónimo en inglés que se refiere a 3 variables, a saber Desafío, acción y resultados. Esta técnica te ayudará a organizar tus logros.
   • Descubre el desafío del trabajo. Luego describa las acciones que ha tomado para superarlo. Finalmente, documente sus resultados. Por ejemplo, suponga que usted es el gerente de un restaurante. En este caso, puede escribir lo siguiente: Reto: las colas de espera se hicieron demasiado largas durante las horas de almuerzo y las quejas de los clientes aumentaron en un 10%. Acción: haga que una camarera comience su turno una hora antes para aumentar el personal de apoyo durante las horas pico. Como resultado, las quejas de los clientes sobre los tiempos de espera se han reducido a 2, es decir, el 80%.
   • En este punto, lo más importante es ser preciso. Los resultados generales como el "espíritu de equipo" no son tan útiles como todos pueden decir ese tipo de cosas. Lo importante es vincular los resultados con los problemas principales y demostrar el éxito logrado a través de datos e información específicos.

4. 
   

   
   Presente su metodología. Si su proyecto implica la recopilación de datos, es aconsejable explicar brevemente el método utilizado para hacerlo.
   • Informe a los lectores de la lógica detrás del método de encuesta utilizado. Además, explique los beneficios y resultados de la encuesta. ¿Por qué fue un método confiable? Para nuestro ejemplo anterior (el del restaurante), podría explicar por qué es aconsejable utilizar las quejas como metodología.
   • Especifique las fechas cubiertas por la encuesta y explique lo que está tratando de lograr con este estudio.

5. 
   

   
   Concentrarse en tus logros. Para refinar los resultados que desea presentar en el informe, piense en lo que lo hizo sentir más orgulloso durante el período en cuestión, como poder calmar a los visitantes impacientes o capacitar a otras personas. Trate de no inundar al lector con demasiados detalles.
   • Otro método que puede usar para lograr esto es la técnica llamada ESTRELLA (Situación, Tarea, Acción, Resultado). Esta técnica consiste en describir brevemente una situación y una tarea, las acciones que ha realizado para lograrla, así como los resultados logrados. Al igual que el método de CAREl objetivo aquí es establecer vínculos entre los problemas y los resultados obtenidos, mientras se explica el método utilizado.
   • Concéntrese en cosas como el grado de dificultad, algo único, algo nuevo, un beneficio visible, puntualidad, un elemento innovador y el alcance y el impacto de su trabajo.
   • Por ejemplo, podría explicar que cuando comenzó como gerente, la rotación anual de trabajo era del 35%. Usted realizó una encuesta para evaluar la satisfacción de los empleados, estableció un programa de capacitación para el personal y comenzó a organizar reuniones semanales con el equipo. Estas medidas resultaron en una disminución en la tasa de rotación del 15%. Como muestra este ejemplo, no necesita dedicar demasiado tiempo a estos logros, siempre que ofrezcan los elementos adecuados.

6. 
   

   
   Explica cómo puedes ser útil. No solo presente sus resultados. También debe explicar por qué sus logros son valiosos para la organización.
   • Por ejemplo, suponga que comenzó a organizar reuniones con el personal. Cuales son los beneficios? ¿Cómo fue importante esta acción para la organización? Pensar en ello. Si su acción no tiene un valor específico, tal vez debería enfatizar otro aspecto.
   • Si las reuniones han ayudado a mantener la moral de los empleados, como lo demuestra la caída en los días de ausencia por enfermedad, esto les ahorrará dinero a los empleados. De esta forma demuestras que tu estudio ha sido valioso.

7. 
   

   
   Corrija el informe antes de enviarlo. Anulará el propósito del proyecto si hace que un documento sea descuidado o poco profesional.
   • Corregir errores de gramática, puntuación y ortografía. Hazlo por la tarde, luego lee el documento a la mañana siguiente. Sobre todo, no escriba el informe en el último minuto.
   • Imprima una copia del informe y vuelva a leer el documento para asegurarse de que esté libre de errores. Estamos tan acostumbrados a la pantalla de la computadora que omitimos algunos errores obvios.

Parte 3 Escribir el informe en un lenguaje efectivo

1. 
   

   
   Abordar los aspectos negativos de una manera positiva. Si hay un punto en el que cree que no podrá producir los resultados deseados, es mejor no hacerle cosquillas. Evite poner este aspecto del trabajo en la parte superior de sus prioridades, pero trátelo en el informe.
   • Use un lenguaje positivo para lidiar con problemas complicados. Por ejemplo, concéntrese en los pasos específicos que ha tomado para resolver el problema, en lugar de buscar un gerente o una disculpa.
   • No culpe a nadie en su informe de actividad. En cambio, concéntrate en tus acciones. Mantente positivo Concéntrese en las cosas que usted y el grupo hicieron bien y concéntrese en las cosas que puede hacer bien.

2. 
   

   
   Usa números y medidas. Si puede ser muy preciso, sus respuestas serán más creíbles. Siempre que sea posible, respalde su información con parámetros medibles.
   • Superlativos comúnmente utilizados como excepcional o de confianza No son muy significativos. Una oración como este año fue excelente para mi Nada especial, porque todos pueden decirlo.
   • No olvides esta regla de oro: probar que el laúd excede el habla. En lugar de decirle a la gente que has tenido un gran año, pruébalo con medidas y detalles. En lugar de decir que eres bueno en las relaciones con los clientes, demuéstralo con un estudio de satisfacción del cliente, con cartas que hayas recibido y sin quejas de los consumidores.
   • Usa números. Decir que ha administrado muchos empleados no es lo suficientemente preciso. Use números para expresar el tamaño de un presupuesto y describa el alcance de sus deberes.

3. 
   

   
   Siempre di la verdad. Nunca salgas y nunca mientas. Si te atrapan, podrías estar en un gran problema.
   • El otro problema con las mentiras, incluso si obviamente ha omitido elementos, es que pierde la confianza en sí mismo y no puede mejorar.
   • En cambio, haga una evaluación honesta del período cubierto por el estudio, teniendo en cuenta sus fortalezas y debilidades. Además, remedie las debilidades identificadas. Simplemente encuentre formas positivas de hacerlo.

4. 
   

   
   Destaque el trabajo realizado por otras personas. A menudo se recomienda no usar el pronombre personal "I" al escribir un e académico. Sin embargo, puede hacer esto en algunos casos, especialmente en un informe de actividad.
   • Por ejemplo, es posible que desee decir: "Recluté a 100 personas". Sin embargo, no olvide que otras personas han contribuido al éxito de este trabajo. Hable sobre el equipo de investigación, si lo hay.
   • Ganará puntos si evita parecer arrogante. Varíe la estructura de la oración para que no todas las oraciones comiencen con la palabra "I".