Contenido

• etapas
• Parte 1 Organiza en tiempo y espacio
• Parte 2 de 3: Administrar el correo electrónico
• Parte 3 Administrar el tiempo
• Parte 4 Mantener la salud física y mental

En este artículo: Organización del tiempo y el espacio Administración del correo electrónico Administración del tiempo Mantenimiento de la salud física y mental 15 Referencias

Ser organizado es una cualidad buscada por los reclutadores, ya que es uno de los mejores activos para proporcionar un trabajo de calidad. Sin embargo, muchos empleados enfrentan dificultades organizativas de diversos grados.Si forma parte de él, sepa que existen soluciones simples y efectivas. te da algunos consejos para facilitar tu vida profesional a través de una mejor organización.

etapas

Parte 1 Organiza en tiempo y espacio

1. 
   

   
   Grabe sus actividades en un periódico. Tómese una semana para calificar cada una de sus actividades a medida que avanza. Esta semana típica le permitirá tener una visión general de sus tareas diarias. Podrás clasificarlos según el tiempo que requieran y los objetivos que te permitirán alcanzar.

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   Determine sus picos de productividad. Algunas personas son más activas durante la mañana, mientras que otras son más efectivas después del almuerzo. Cualquiera que sea el mejor momento para usted, aprovéchelo para realizar las tareas más importantes y complejas.

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   Prioriza tus tareas. Tómese el hábito de tener un diario en papel o en formato digital. Antes de salir por la noche o llegar por la mañana, marque las actividades más importantes: informe que se realizará en poco tiempo, preparación de una cita ... Esto le permitirá dar el tiempo y la energía necesarios para cada tarea sin dispersarlo. Sin embargo, siga siendo lo suficientemente flexible como para incorporar nuevos requisitos en caso de un cambio de circunstancias. Si no está seguro de la importancia relativa de una tarea, solicite detalles a su colaborador o supervisor.

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   Despacha rápidamente pequeñas tareas. ¡Priorizar no significa postergar! En otras palabras, si tiene tareas sin importancia pero fácilmente realizables, no las posponga durante la noche. Cuida estas pequeñas actividades lo más rápido posible para que puedas concentrarte en los puntos más importantes.

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   Organiza tu espacio de trabajo. Ya sea que tenga una oficina pequeña o una habitación real, ¡su espacio debe ser propicio para un trabajo efectivo! Un espacio de trabajo desordenado puede causar estrés y limitar su productividad. ¡No se trata de convertirse en un maníaco del baño! Solo tiene que tomar el hábito de ordenar su escritorio.
   • Almacene su espacio de trabajo. Deshágase de todos los archivos y la basura que ensucian su oficina. Por el contrario, clasifique cuidadosamente las partes importantes. Almacene y limpie su espacio de trabajo tan pronto como tenga la oportunidad: durante un período de actividad, durante un descanso, entre dos tareas ...
   • Limpio sobre la marcha. De esta forma, evita acumular papeles o restos de comida en su escritorio.
   • Mantenga las cosas al alcance de su mano: teléfono, bolígrafo, bloc de papel ... Organice su espacio de trabajo para que sea lo más funcional posible.

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   Planifica tu día. Para organizar de manera efectiva, debe programar sus citas, pero también todas las demás tareas profesionales, como leer su correo electrónico, escribir informes ... Por ejemplo, puede pasar citas de uno o dos días de la semana usted y el resto de la semana para sus otras tareas. No intente llenar períodos vacíos a toda costa. Aproveche la oportunidad de relajarse o pensar en problemas menos inmediatos. Estos períodos de baja actividad también pueden predecir lo esperado.
   • Use un calendario o calendario. Puede elegir una agenda en papel, un calendario electrónico o aplicaciones como iCalendar o Google Now.
   • Clasifica tus actividades. Por ejemplo, puede clasificarlos por tipo (proyecto, evento, reunión, pausa ...) o por orden de importancia. Elija un sistema que le permita ver sus actividades principales de un vistazo.
   • Optimizar el uso de herramientas digitales. Por ejemplo, perspectiva se puede usar como libreta de direcciones, calendario o lista de actividades para hacer. Al usar la misma herramienta para planificar su vida profesional, gana en eficiencia.
   • Si es posible, delegue parte de su trabajo. Puede ser difícil cargar a un asistente con las tareas asignadas a usted o solicitar la ayuda de un colega. Sin embargo, esto le permite volver a centrarse en las actividades que puede hacer y optimizar su gestión del tiempo.

Parte 2 de 3: Administrar el correo electrónico

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   Si es posible, programe la lectura de su correo electrónico. Algunas publicaciones pueden requerir una conexión permanente a su s. Si este no es su caso, no lea sus correos electrónicos hasta las horas programadas durante el día.

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   Ordena tus correos. Marque las conversaciones importantes y clasifique sus correos electrónicos de acuerdo con su propósito, su remitente ... Use las funciones que ofrece perspectiva (carpetas y subcarpetas) o gmail (etiquetas).
   • Borre los s a medida que se procesan. Archive conversaciones y correos electrónicos importantes que pueda necesitar. Tener una caja vacía, todas las cuales han sido leídas y tratadas, puede ser un alivio al final del día. Si lo convierte en una regla general, asegúrese de no apresurar el procesamiento de sus correos electrónicos.

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   Optimizar los medios de comunicación. Ya sea entre colegas o con socios, no se limite a una conversación por correo electrónico. La conversación instantánea o simplemente el teléfono son soluciones preferidas por su velocidad y contacto humano. Pueden ahorrarle un tiempo valioso y ahorrarle el estrés de esperar su respuesta. Además, es más fácil intercambiar información en el hilo de una conversación oral que por escrito.

4. 
   

   
   Limite las interrupciones de trabajo prematuras. Es esencial tomar descansos durante el día. Por otro lado, interrumpirlo en medio de una tarea para contestar el teléfono o un colega que pasa frente a su escritorio interrumpe su horario de trabajo y pierde tiempo. Sin aislarse por completo, no dude en cerrar la puerta o dejar el teléfono en el contestador automático. Una vez que su tarea esté completa, responda a las diversas solicitudes. Dicho esto, ¡no hagas una regla absoluta con el riesgo de aparecer como un ser social o inaccesible!

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   Usa el computación en la nube. Esta tecnología permite almacenar grandes cantidades de información a través de un servidor remoto. Por lo tanto, es económico y mejora la accesibilidad de los datos. Por lo tanto, puede trabajar desde cualquier dispositivo siempre que tenga acceso a Internet. la computación en la nube puede mejorar la calidad de su trabajo y la gestión de su tiempo porque le permite trabajar más rápido y de manera más eficiente. Este servicio generalmente está disponible como una suscripción pagada por la empresa. No dude en proponer el uso de esta tecnología para su servicio.

6. 
   

   
   Utiliza las funciones que ofrecen los motores de búsqueda. Es posible que ya tenga la costumbre de registrar y clasificar los sitios en sus favoritos de forma personal. No dude en hacer lo mismo en la oficina, especialmente si tiene su propia computadora. Por ejemplo, los sitios de socios corporativos o la información general son fuentes a las que necesita acceso rápido.

Parte 3 Administrar el tiempo

1. 
   

   
   No intente hacer más de una tarea a la vez. En un mundo dominado por las tecnologías de la información y la comunicación, se espera que los empleados estén siempre disponibles y respondan a todas las solicitudes al mismo tiempo. Todos los expertos quieren decir que este fenómeno de multitarea conduce, contrariamente a las apariencias, una pérdida de tiempo y calidad de trabajo. Cuando nuestro cerebro está saturado de información, no tiene tiempo para analizarlo todo. Por lo tanto, realizar varias tareas al mismo tiempo aumenta el estrés y disminuye la capacidad de analizar y concentrarse. Tiene más sentido resolver un problema a la vez.

2. 
   

   
   Crea tu propio horario. Más allá de establecer una agenda específica (reunión, evento, reunión ...), es bueno tener un horario general de su día. Esto le permitirá predecir picos de actividad y períodos de descanso.
   • Algunas actividades, como pensar en un proyecto o estudiar el archivo de un cliente, requieren concentración y análisis. Para mejorar su eficiencia, planifique un tiempo específico para dedicarlo a este tipo de actividad. Si mueve archivos o proyectos, su capacidad intelectual puede disminuir, haciéndolo menos eficiente. Del mismo modo, las tareas más tediosas, como leer el correo o el informe, deben estar limitadas en el tiempo. De lo contrario, puede sentirse aburrido y retrasar o retrasar la actividad.
   • Permitir tiempo extra para algunas actividades. De hecho, las reuniones o citas pueden llevar más tiempo de lo esperado. Según su experiencia, incluya en su agenda un rango de tiempo mayor que la duración anunciada del evento.

3. 
   

   
   Puedes usar una alarma. Puede recordarle un evento, señalar el final del tiempo asignado para completar una tarea o simplemente darle un ritmo de trabajo. Sin embargo, evite que suene inesperadamente, ya que esto puede estresarlo sin hacerlo más eficiente.

4. 
   

   
   No realice sus tareas sin un motivo válido. Lennui, el cansancio, el deseo de abandonar la oficina antes ... son todas malas razones para posponer una actividad. La postergación es una verdadera pérdida de tiempo y eficiencia. Sin embargo, debes permanecer flexible. Si ocurre un evento inesperado (reunión de último minuto, revisión de un archivo urgente ...), tenga en cuenta lo que tiene que hacer y reanude su actividad más tarde. También puede configurar una solución alternativa. Por ejemplo, si no puede ir a una reunión, intente configurar una llamada de conferencia.

Parte 4 Mantener la salud física y mental

1. 
   

   
   Tómese un descanso. Como se menciona en el artículo, es imprescindible planificar períodos de descanso físico e intelectual. De hecho, tomar un descanso en la tarde para hacer lo que no tuvimos tiempo para hacer en la mañana es inútil. El descanso le permite dar un paso atrás, apreciar el trabajo realizado e intercambiar con colegas. Además, ayuda a organizar mejor y mejorar la productividad. Si está abrumado con el trabajo, ingrese el período de descanso en su calendario para que no lo olvide. Si es necesario, planifique una alarma.

2. 
   

   
   Dormir lo suficiente. Los beneficios del sueño siempre han sido reconocidos. Sin embargo, muchos trabajadores no duermen lo suficiente. Establezca una rutina para dormir bien durante siete u ocho horas.

3. 
   

   
   No te compares con tus colegas. Cada uno tiene un papel particular que él aprende de manera diferente. Un método de organización efectivo para un colega no será necesariamente para usted. Puede discutir las mejores prácticas, pero necesita encontrar su propio sistema.

4. 
   

   
   Organizar es un proceso lento. Su horario se establecerá a medida que trabaje en la empresa. No intente seguir su agenda a toda costa y sea flexible. Comience con una organización general (oficina ordenada, distribución del tiempo entre el trabajo y el descanso ...) y luego refínelo gradualmente.