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• Pasos
• Consejos

Archivar copias de los registros médicos es muy importante, ya que estos documentos pueden ser útiles si decide consultar con otros médicos, necesita ser visto en el hospital, se enferma mientras viaja o se muda a otro lugar. Tener a mano las copias impresas y digitales de estos registros organizadas sistemáticamente puede ahorrar tiempo y garantizar una mejor atención médica. Los estudios muestran que los pacientes cardíacos que mantienen registros médicos reciben una mejor atención, ya que los médicos tienen acceso a todo su historial médico. Este es también el caso de las personas que padecen otras enfermedades crónicas como cáncer, diabetes y artritis.

Pasos

Parte 1 de 2: Organización de copias impresas

1. 

   
   
   Solicite a los responsables de la unidad médica el acceso a estos registros. El primer paso para organizar los expedientes médicos es reunir tantas copias (impresas) del tratamiento y diagnóstico como sea posible con médicos, enfermeras, quiroprácticos, fisioterapeutas, psicólogos, etc. La ley garantiza el derecho a acceder a cierta información sobre su estado de salud.
   • Sea cortés y paciente al solicitar copias de estos archivos. Informe que desea crear su propio registro. Algunos médicos y centros hospitalarios pueden dudar en permitir el acceso a estos documentos por temor a una posible negligencia médica.
   • Los registrantes pueden necesitar algo de tiempo para organizarlos, ya que existe la posibilidad de que no estén en un solo archivo. Si es así, programe una cita para regresar al lugar más tarde.
   • La historia clínica reúne toda la información señalada por cada médico y hospital donde fue atendido, en un solo archivo.
   • La ley garantiza el acceso del paciente a la mayor parte de la información médica (registros médicos, imágenes, resultados de pruebas, registros financieros, etc.). Sin embargo, algunos datos son confidenciales, como las evaluaciones psíquicas (notas hechas por un profesional de la salud mental durante el tratamiento) y documentos para su uso en procedimientos civiles o penales.

2. 

   
   
   Guarde una copia de todos los documentos. Una vez que obtenga la información deseada del hospital, haga una copia de todo. El historial debe contener copias de los resultados de todas las pruebas y exámenes de laboratorio, diagnósticos, informes de tratamiento, radiologías, declaraciones de seguro médico y recomendaciones médicas de todos los hospitales visitados. Probablemente sea el equipo de soporte el que copiará los documentos originales.
   • Aunque se entregan todos los documentos necesarios, los originales se archivan en las propias instituciones médicas. Tenga en cuenta que los pacientes solo tienen derecho legal a una copia.
   • Los hospitales tienen derecho a cobrar una tarifa por ellos, así que asegúrese de preguntar el precio. Posiblemente se cobrará una tarifa por cada página o una tarifa fija por imprimir el archivo completo.
   • Probablemente deba firmar un formulario de autorización en cada clínica que solicite el registro médico.

3. 

   
   
   Organice las copias colocándolas en una carpeta. Al recibir el historial médico, sepárelos en carpetas diferentes para cada hospital o médico consultado. Luego, organiza cada uno en orden cronológico, desde la primera visita hasta la más reciente. Este tipo de organización hace que la información específica se encuentre de forma rápida y sencilla. Puede perforar tres agujeros en el borde izquierdo de las hojas y colocarlos en una carpeta de tres anillos, o usar un cuaderno de espiral para archivar estos documentos (con separadores para cada miembro de la familia o una carpeta individual para cada uno).
   • Utilice separadores de diferentes colores para identificar a cada médico u hospital. Además, organice los nombres de los médicos en orden alfabético.
   • Refuerce los anillos en la carpeta de la carpeta donde se almacenan sus documentos, especialmente si se ha analizado con demasiada frecuencia.
   • Los documentos relacionados con la solicitud y el pago del convenio deben conservarse por un período mínimo de cinco años y las declaraciones de impuestos por un período mínimo de siete años.

4. 

   Cree un índice, utilizando un procesador de texto de computadora, para organizar los registros médicos. Esta función describe la información en orden cronológico o alfabético, lo que facilita la búsqueda de datos. Imprima el índice en papel más resistente para evitar que se rasgue o se desgaste.
   • Elija una fuente grande y legible para la página de índice: nada elegante o artístico (recuerde, esto no es un álbum de recortes).
   • Si es necesario, busque ayuda en Internet sobre cómo crear un índice para imprimir.
   • También puede utilizar las tablas en blanco que vienen con los separadores de carpetas.

5. 

   Guarde la carpeta / cuaderno en un lugar seguro. Después de archivar todos los documentos médicos, guarde las carpetas en un estante o casillero de llaves, fuera del alcance de los niños y las mascotas. Tener estos registros archivados en casa le permite leer y comprender lo que está escrito cuando lo desee. Además de sentirte en control de tu salud, pudiendo elegir el mejor tratamiento.
   • Para guardar la carpeta con las copias impresas de forma más segura, colóquela dentro de una caja fuerte o ignífuga.
   • Puede ser más accesible mantener los archivos cerca del escritorio de la computadora. Vea a continuación cómo proteger documentos en plataformas digitales.

Parte 2 de 2: Registro de copias electrónicas

1. 

   Escanea los registros médicos. Después de almacenar todas las copias impresas, también debe escanearlas en formato digital. Esto evitará que los registros se dañen o se pierdan, una realidad preocupante para quienes viven en áreas con alto riesgo de inundaciones, deslizamientos de tierra y otros desastres naturales.
   • La mayoría de las impresoras tienen una función de escaneo, por lo que no se necesita ningún otro equipo.
   • Después de escanear, cree una carpeta con el nombre "Historial médico" y, posteriormente, subcarpetas para cada hospital / médico visitado. Luego, arrastre los archivos a las ubicaciones adecuadas.
   • Alternativamente, registre los datos de cada copia impresa a mano en la computadora (escribiendo), sin embargo, esto lleva mucho más tiempo que escanear los documentos.

2. 

   Compre su propio software para el registro de documentos médicos. Estar familiarizado con un procesador de texto es un buen comienzo, pero también es bueno conocer los programas para ese tipo específico de archivo. Aún necesitará escanear todas las copias, pero este software lo hará por toda la organización.
   • El precio aproximado varía entre R $ 80,00 y R $ 230,00, y algunos incluyen soporte técnico online.
   • Busque el programa que mejor se adapte a su presupuesto y nivel de conocimientos informáticos. Algunas empresas incluso ofrecen una prueba gratuita durante un período limitado.
   • Independientemente de cómo organizar los archivos, es importante hacer una copia de seguridad de ellos, es decir, copiarlos a un CD, disco duro externo o pendrive.

3. 

   Busque registros médicos en línea. Algunas instituciones de salud, así como hospitales y agencias de seguros, proporcionan registros en plataformas a las que se puede acceder de forma remota. En otras palabras, almacenan el historial médico, con su permiso, en una base de datos segura. De esta forma, es posible acceder a ellos cuando lo desee a través de su computadora o teléfono celular. Si este es el caso de su hospital, esta instalación, además de ahorrar tiempo, evita la molestia de tener que escanear copias impresas.
   • Probablemente necesitará acceder a los registros médicos a través de sus propias aplicaciones o programas. Pídale recomendaciones a su médico o al personal de apoyo del hospital.
   • Si le preocupa la seguridad de su información personal, solicite que los datos no se almacenen en plataformas en línea.

4. 

   Guarde su historial médico en línea. Al escanear estos documentos, otra opción para archivarlos son los sitios de almacenamiento, o incluso el “almacenamiento en la nube”. Es posible que la agencia del plan de salud o el propio hospital brinden al paciente acceso gratuito a estas plataformas. Además, hay una serie de empresas que ofrecen sitios de almacenamiento digital de forma gratuita o por una tarifa, como Google Docs.
   • Con su permiso, los miembros de la familia y los médicos podrán acceder a la historia clínica personal sin la necesidad de llevar carpetas con copias impresas.
   • Cuando utilice cualquier tipo de plataforma en línea, asegúrese de que las contraseñas estén protegidas.
   • Recuerde memorizar la información de inicio de sesión y contraseña de los sitios utilizados para el almacenamiento.

Consejos

• Un historial médico completo brinda a los nuevos médicos información precisa e importante que garantizará el mejor tratamiento posible.
• Comience a registrar documentos lo antes posible. Al salir de una cita o laboratorio, mantenga los registros. Esto le ahorra el tiempo y el esfuerzo de recopilar toda la información más tarde.
• Las leyes de registros médicos varían según la ubicación. Consulte la normativa de su país, estado y municipio.
• Los registros médicos pueden ayudarlo a administrar mejor el seguro médico, el seguro de vida y otras tarifas.
• Al pedirle al hospital que organice la historia, sea específico sobre cuáles necesita, de lo contrario, podrán copiar toda la información disponible y cobrarle por ella.
• Considere guardar las copias escaneadas en un dispositivo USB portátil o disco duro extraíble y guárdelas en un lugar seguro.