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• Pasos

El análisis de costos representa una de las cuatro evaluaciones económicas (las otras tres son costo-beneficio, costo-efectividad y costo-utilidad). El proceso de hacerlo, como su nombre indica, se centra en los costos de implementar un programa sin tener en cuenta el resultado final. El análisis de costos es un primer paso importante antes de pasar a otros tipos de estudios económicos en la búsqueda de determinar si un proyecto potencial es posible o apropiado.

Pasos

Método 1 de 3: Definición del alcance y propósito

1. 

   Determine si es necesario un análisis de costos. El enfoque de este estudio dependerá de su propósito. Por ello, antes de considerar la amplitud del análisis, es necesario definir qué preguntas debe haber respondido al final.
   • Si está realizando un análisis de costos solo para establecer el presupuesto o planificar el futuro de manera estratégica, es posible que se incluya a toda la organización en el estudio.
   • Por otro lado, un propósito más estricto o específico (como determinar si la factura o la cantidad de un servicio requerirá un análisis de costos relacionado solo con esos costos particulares).

2. 

   
   
   Identificar la perspectiva del análisis de costos. Además de determinar los motivos del estudio, también necesita saber de quién Se analizarán los costos. Esto determina qué datos se recopilarán y cómo se clasificarán.
   • Puede estar interesado, por ejemplo, en el costo para los clientes de ofrecer un servicio en particular. Debe ver los costos desde su perspectiva, teniendo en cuenta el monto pagado (o que se pagará en el futuro) por el servicio, el transporte a la ubicación y otros temas.
   • Si solo desea ver el costo del programa en relación con la empresa, solo mire los gastos de organización de manera general. También es posible analizar los costos de oportunidad, ya que a la hora de determinar si ofrecer un determinado producto significa que será imposible ofrecer otros programas.

3. 

   
   
   Diferencia tus ofertas. Su forma de describir los programas existentes determina cómo se asignarán los gastos en el análisis de costos. Si la empresa trabaja con programas muy diferentes, la división puede resultar obvia. Sin embargo, si se superponen o comparten recursos, debe estipular formas de separarlos.
   • Los programas que se superponen entre sí se pueden analizar juntos, sin separación. Elija el que tenga más sentido en las operaciones de su empresa, evitando la duplicación de esfuerzos siempre que sea posible.
   • Para determinar qué programas deben separarse, observe los servicios que ofrece cada uno, así como los recursos necesarios y a quién se ofrecerán. Si dos de ellos son idénticos en dos o tres de estas dimensiones, es probable que deban tratarse como el mismo programa en el análisis de costos.

4. 

   
   
   Defina el período a analizar. Su forma de categorizar y calcular los costos varía si el análisis es a largo plazo (meses o años) o a corto plazo (semanas o incluso una sola aplicación).
   • Si está tratando de decidir si cobrar o no por un servicio específico, por ejemplo, primero debe determinar los costos de producción. A continuación, realizará un análisis de costos a largo plazo para determinar si la empresa puede superar la pérdida potencial de ofrecerlo.
   • Por lo general, es mejor elegir un período para el que pueda obtener datos de ingresos precisos, en lugar de estimaciones. Esto ayuda si hay planes para utilizar el análisis de costos como base para una evaluación económica adicional.

Método 2 de 3: categorización de costos

1. 

   Revise los informes anteriores, si están disponibles. Si la empresa ha realizado análisis de costos en el pasado, utilice los mismos métodos o métodos similares para clasificarlos. Mantener esta continuidad permite comparar los informes, haciéndolos más útiles con el tiempo.
   • Incluso puede buscar análisis de costos de empresas cercanas que hayan implementado programas u ofrecido servicios similares.

2. 

   Enumere todos los costos directos del programa que se analiza. Estos incluyen salarios y beneficios para los miembros del equipo, suministros y materiales, así como muebles y estructuras cruciales. Dependiendo del tipo de programa o servicio ofrecido, es posible que aún tenga costos de contrato, licencia o seguro.
   • Los costos directos son específicos del programa o servicio que se evalúa en su análisis; no se comparten con otros sectores.
   • Los gastos generales como el alquiler, la electricidad y el agua pueden ser un costo directo si el programa o servicio tiene su propia ubicación.

3. 

   Incluya los costos indirectos. Estos incluyen salarios y administración general y beneficios de gestión, infraestructura, equipo y cualquier otra cosa compartida por múltiples programas o servicios. Lo que se categoriza como costo indirecto dependerá de cómo se separaron los programas o servicios en la empresa.
   • Finalmente, al calcular los costos de un programa o servicio en particular, es necesario realizar su asignación.

4. 

   Organice los costos para reflejar el propósito del análisis. Para su propósito, su informe debería ser útil para la empresa. En lugar de depender de categorías financieras amplias, utilice aquellas que reflejen con precisión la forma en que se utilizará el análisis.
   • Entre las categorías más comunes, se pueden incluir los costos de personal, los costos operativos y los gastos de puesta en marcha. Dentro de cada uno de ellos es necesario identificar qué gastos son directos y cuáles son indirectos.

Método 3 de 3: cálculo de costos

1. 

   Reúna información y registros financieros. Para cada tipo de costo que se incluirá en el análisis, anote de dónde provienen los datos necesarios para calcularlo. Si alguno de ellos necesita ser estimado, registre dónde se obtendrá la información que los haga confiables.
   • Utilice datos de costos reales siempre que sea posible. Esto aumenta la utilidad y confiabilidad de su análisis final.
   • Para obtener estimaciones, busque fuentes confiables que se puedan aplicar de la manera más específica posible. Si es necesario estimar el pago de salarios, por ejemplo, utilice las tarifas promedio practicadas en el mercado local en lugar del nacional.

2. 

   Sume los costos directos del programa. Con la información acumulada hasta el momento, agregue salarios, insumos, materiales y otros gastos que apliquen al programa que se analiza. Extiéndalos durante el período observado por el estudio.
   • Si está haciendo un análisis de costos a largo plazo, calcule sus gastos directos semanalmente o mensualmente, luego amplíelo.
   • Al calcular los costos de personal, recuerde incluir los gastos (o la cantidad) de los beneficios ofrecidos a los empleados activos en el programa.

3. 

   Analizar los costos indirectos del programa en estudio. Para esta separación, determine cuánto se puede dividir cada uno entre diferentes sectores. Luego, calcule la proporción de este costo utilizada por el programa.
   • Suponga, por ejemplo, que está asignando el salario del director de recursos humanos. Como es una responsabilidad del área de personal, tiene sentido dividir los sueldos por el número de personas presentes en el equipo. Si hay diez empleados en total, dos de los cuales se dedican al servicio que se analiza, puede separar el 20% del salario de la gerencia del programa en su análisis de costos.

4. 

   Calcule la depreciación de los activos. Si los activos de la empresa (incluidos muebles, equipos o estructuras) se utilizan para implementar el programa o suministrar el servicio bajo análisis, es necesario contabilizar su depreciación en los costos totales.
   • Calcular la depreciación puede ser un proceso complicado. Si no tiene experiencia en esta área, cuente con la ayuda de un contador profesional.

5. 

   Tenga en cuenta los costos ocultos. Dependiendo de la organización y el programa que se esté analizando, puede haber gastos adicionales que no aparecieron en ninguna hoja de cálculo presupuestaria o informe financiero. Incluir estimaciones de estos valores le da a su estudio una mayor credibilidad.
   • Si está realizando un análisis de costos del programa de una organización sin fines de lucro, por ejemplo, los gastos ocultos pueden incluir la cantidad estimada de horas de voluntariado, materiales donados o donación de espacio.
   • Los costos ocultos también pueden incluir costos de oportunidad. Abrir un programa, por ejemplo, puede afectar la capacidad de la empresa para ofrecer a otros.

6. 

   Saca conclusiones basadas en los resultados. Recuerde la premisa inicial de su análisis de costos y defina qué acciones deben tomarse. Puede incluir proyecciones o estimaciones de costos futuros asociados con el programa o servicio.
   • Como mínimo, el análisis de costos debe brindarle a la empresa una visión precisa de cuánto cuesta llevar a cabo el programa u ofrecer un servicio en particular.
   • El análisis de costos también puede plantear otras preguntas, lo que indica que es necesario realizar más estudios antes de tomar la decisión final.