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• Pasos
• Consejos
• Advertencias

Acaba de ser elegido o nombrado secretario de la comisión a la que pertenece. ¡Felicidades! ¿Sabes cómo grabar, preparar y presentar actas? No importa si estás siguiendo la biblia legislativa Reglas de pedido de Robert actualizadas o escribir actas en entornos menos formales, estos son los métodos importantes a seguir.

Pasos

Parte 1 de 4: Preparación previa

1. 

   Conozca las reglas de reuniones de su organización. Si se espera que el secretario haga un acta formal, pregunte si el grupo sigue las Reglas de orden de Robert o alguna otra guía oficial. En entornos más informales, pregunte qué debe incluirse en las actas o cómo se utilizarán.
   • No es necesario que se familiarice con las Reglas de orden actualizadas completas, pero obtener una copia o pedirla prestada puede ser útil para responder preguntas específicas.
   • Conozca también su función. Algunos secretarios de actas no asisten a la reunión, mientras que otros toman actas y contribuyen a la discusión. No importa cuál sea el caso, el secretario no debe ser alguien con otro rol importante, como el facilitador o el presidente.

2. 

   
   
   Primero prepara un modelo. Las actas de cada reunión repiten cierta información, por lo que una plantilla creará un formato coherente para facilitar la consulta. Incluya al menos espacio para la siguiente información:
   • El nombre de la organización.
   • El tipo de reunión: ¿es una reunión regular, semanal o anual, una reunión de comité menor o una reunión de propósito especial?
   • Fecha, hora y lugar. Deje espacio para las horas de inicio y finalización (planificadas y pospuestas).
   • Nombre del presidente o líder de la junta y del secretario (o suplentes).
   • Lista de "regalos" y "ausentes". Tenga en cuenta si hay quórum (suficientes personas para votar).
   • Un espacio para tu firma. Como persona responsable de las actas, siempre firmará su trabajo y es posible que se requiera una firma adicional después de la aprobación de las actas, según la política de su organización.
   • Una agenda, si se proporciona una. Si el presidente o facilitador de la reunión no le ha pedido que redacte una agenda, debe tener una disponible que le ayudará a organizar sus notas sobre la reunión.

3. 

   
   
   Lleva contigo un cuaderno o una libreta. Elija algo con lo que se sienta cómodo. Si vas a escribir minutas con frecuencia, reserva un cuaderno para ese propósito o crea una carpeta en tu computadora.
   • Si ha tomado las minutas de una reunión anterior y aún no se han enviado para su aprobación, llévelas también.
   • Si bien una grabadora puede ayudarlo a transcribir los minutos más tarde, no sustituye a la toma de notas. Si vas a grabar la reunión, fíjate si todos los presentes están de acuerdo y no cedas a la tentación de transcribirla palabra por palabra.
   • Aprender taquigrafía acelerará el proceso de toma de notas, pero no es necesario poder escribir cada palabra para producir minutos. De hecho, debes evitar hacerlo.
   • Si se le pide que tome notas públicamente durante la reunión, use un proyector o un caballete de presentación y luego llévese las notas a casa sin difuminarlas, para que pueda usarlas para ingresar las actas.

Parte 2 de 4: Tomando notas sobre la reunión

1. 

   
   
   Reparta una lista de asistencia. Una vez que todos estén presentes, distribuya una hoja de papel (o más, para reuniones más grandes) con espacio para que cada persona escriba su nombre e información de contacto. Puede usar esta lista después de la reunión para completar la sección de regalos de su modelo o adjuntar esa lista al acta completa.
   • Si no conoces a muchos de los presentes, dibuja una tabla de lugares y llénala mientras pides a cada uno que se presente. Téngalo a mano cuando tome una nota para que pueda llamar a las personas por su nombre cuando sea apropiado, como se discutirá a continuación.

2. 

   Complete tanto de su plantilla como pueda. Mientras espera que comience la reunión, anote el nombre de la organización, la fecha y el lugar de la reunión y el tipo (por ejemplo, reunión semanal, reunión de comité especial, etc.). Cuando comience, registre la hora de inicio.
   • Si no tiene una plantilla, registre esa información en la parte superior de sus notas.
   • Si la reunión fue convocada para un propósito especial o en un momento especial, guarde la nota que se envió para notificar a los miembros y adjúntela al acta después de transcribirlas.

3. 

   Anote el resultado del primer movimiento. La mayoría de las reuniones formales comenzarán con una moción para adoptar una agenda, por lo que este paso utilizará este procedimiento como ejemplo. Si la reunión comienza con una moción diferente, anote toda la información pertinente:
   • Por lo general, la moción se escribe comenzando con "Propongo". Normalmente "propongo la adopción de esta agenda".
   • El nombre del proponente (la persona que propuso la moción).
   • El resultado de la votación. Si es positivo, escriba "movimiento aceptado". De lo contrario, escriba "movimiento rechazado".
   • Puede solicitar que las mociones más largas se envíen por escrito si no puede escribirlas correctamente. Si este problema es frecuente, pregunte entre reuniones si esta política se puede oficializar para mociones con más de un cierto número de palabras.
   • Si ha redactado el orden del día, puede ser el proponente de esa moción y el secretario del acta. No hay problema en registrar sus propias acciones, siempre que sea objetivo.

4. 

   Anote cualquier otra moción que surja durante la reunión. Escuche atentamente todas las discusiones, sin embargo, a menos que se le indique lo contrario, no las grabe. Cuando se realiza una nueva moción, anote la información relevante.
   • Recuerde que cada moción debe incluir sus palabras exactas, el nombre del proponente y el resultado de la votación.
   • Algunas mociones deben ser apoyadas antes de proceder a la votación. Si alguien dice "Apoyo la moción" o algo similar, escriba el nombre de esa persona como partidario.
   • Si no conoce el nombre del proponente o necesita que se repita la moción, interrumpa la reunión cortésmente para preguntar. Anotar la información correctamente es lo suficientemente importante como para justificar una pequeña interrupción.
   • Si una moción recibe una enmienda, simplemente cambie las palabras de la moción en sus notas. No es necesario señalar que se ha producido una enmienda, a menos que sea controvertida y provoque mucha discusión.

5. 

   Escuche los informes y obtenga copias de ellos. Siempre que se lea en voz alta un informe, noticia o similar, anote el nombre del documento y quién lo está leyendo o el subcomité que lo redactó. Si un movimiento sigue a la lectura, regístrelo como lo haría con cualquier otro.
   • Es más práctico obtener una copia al final de la reunión. Tome nota para pedirle al lector o al líder de la reunión una copia más tarde y adjunte esa copia a las actas transcritas.
   • Si no hay copias disponibles, anote dónde se guarda el documento original. Es posible que deba solicitar esta información después de la reunión.
   • Si un miembro hace un informe oral en lugar de leer un documento, escriba un resumen breve y objetivo del informe sin entrar en detalles ni citar al orador literalmente.

6. 

   Registre las acciones tomadas o marcadas. Esto incluye verificar las tareas asignadas en la última reunión y nuevas acciones. ¿Alguien se quedó a escribir una carta? Escriba el nombre y las instrucciones de la persona.
   • Dependiendo de la formalidad de la reunión, muchas de estas acciones pueden clasificarse como "mociones". En reuniones menos formales, también puede ser necesario estar atento a las decisiones organizadas con menos claridad.
   • Mencione brevemente el razonamiento detrás de una decisión, si se da.

7. 

   Registre todos los puntos de orden y decisiones. Siempre que se haga una objeción a un procedimiento, anote la objeción completa y su base, así como la decisión completa tomada por el presidente.
   • Incluya cualquier referencia a las Reglas de orden de Robert, las políticas de la organización o el protocolo de la empresa.

8. 

   Escriba resúmenes de las discusiones solo si se le solicita. Oficialmente, el acta registra lo que fue hecho, no lo que fue dichoSin embargo, cumpla con las solicitudes específicas que la organización le haga.
   • Al grabar discusiones, sea lo más objetivo posible. Incluya puntos específicos, no opiniones, y minimice el uso de adjetivos y adverbios. ¡Tu objetivo es escribir de una manera seca, objetiva y tediosa!
   • No dé nombres a las personas durante el resumen de la discusión. Es especialmente importante no hacer esto en discusiones acaloradas que puedan ofenderlo.

9. 

   Ata los extremos al final de la reunión. Anote la hora a la que terminó y recuerde obtener copias de los informes o recordarle a alguien que se los envíe.
   • Eche un vistazo a sus notas para ver si falta algo o necesita una aclaración. Si necesita preguntarle algo a alguien, hágalo antes de que la persona se vaya.

Parte 3 de 4: Transcripción de las actas

1. 

   Empiece este proceso tan pronto como pueda. Es mejor transcribir el acta oficial inmediatamente después de la reunión, cuando los eventos aún estarán frescos en su mente.

2. 

   Use una computadora para escribir notas para la reunión. Es posible que ya lo haya hecho si utilizó un cuaderno. Guarde sus notas y comience un nuevo documento para las actas, para que pueda comparar las dos cosas una al lado de la otra.

3. 

   Formatea tus notas en párrafos organizados. Cada nueva moción, decisión o cuestión de orden debe estar en su propio párrafo. Al formatearlos, asegúrese de que:
   • Usaste la ortografía y la gramática correctas. Utilice un corrector ortográfico si es necesario.
   • Usó el mismo tiempo verbal en todo el texto. Utilice el tiempo pasado perfecto o el presente, pero no los alterne en el mismo documento.
   • Fue lo más objetivo posible. Su opinión no debe aparecer en las actas, ya que está buscando crear un registro objetivo que todos puedan usar.
   • Usó un lenguaje sencillo y preciso. Cualquier lenguaje vago debe reemplazarse con palabras precisas y las descripciones adornadas deben eliminarse.
   • Incluyó solo las acciones tomadas, no las discusiones. A menos que se le pida que escriba las discusiones, concéntrese en lo que fue hecho, no lo que fue dicho.
   • Numeró las páginas para facilitar su consulta.

4. 

   Distribuya un borrador de las actas a los miembros. Envíe una copia a cada uno utilizando la información de contacto en la hoja de asistencia. Si no tiene esta información, el líder de la reunión debería poder comunicarse con usted.

5. 

   Obtenga la aprobación de las actas. Es posible que se le pida que lo lea en voz alta en la próxima reunión y lo envíe para su aprobación. Si se aprueba la moción, escríbala.
   • Si las actas se corrigen antes de ser aceptadas, realice cambios en el documento e indique al final que las actas fueron corregidas sin describir las correcciones específicas.
   • Si se hace una moción para corregir las actas después de que hayan sido aprobadas, incluya las palabras exactas de esa moción en las actas correspondientes y si ha sido aprobada o no.

Parte 4 de 4: Usar una plantilla de actas de reuniones

1. 

   Vaya a un sitio de plantilla de reunión. Estas plantillas prefabricadas ahorrarán tiempo para organizar los minutos y ayudarán a evitar errores.

2. 

   Dedique tiempo a examinar cada sitio. Utilice sus funciones de búsqueda y revise las opciones para encontrar la mejor para usted.
   • Si necesita un modelo específico, como general o estándar, busque en los sitios web sus necesidades específicas y descargue los modelos haciendo clic en los botones correspondientes. Guárdelos en una ubicación fácil de encontrar para no perderlos.

3. 

   Abre el archivo. Después de descargarlo, descomprímalo y ábralo en Microsoft Word o Excel. Para mejorar la calidad y la facilidad de uso, utilice la última versión de Microsoft Word, ya que mantenerlo actualizado facilitará las cosas y le permitirá aprovechar las nuevas funciones.

4. 

   Agregue el logotipo y los derechos de autor de su empresa en el encabezado. Elimine el logotipo de muestra, pero no sin antes leer las condiciones de uso de las que obtuvo el modelo. Después de todo, no hay necesidad de problemas legales, ¿verdad?

5. 

   Cambia el título. En el área del título, resalte las palabras "Reunión / Grupo" y escriba el título de sus actas.

6. 

   Cambia el tema (opcional). Para hacer que el modelo de sus minutos sea más hermoso y más profesional, considere cambiar los colores o elegir un tema ya hecho. Es fácil: busque la pestaña "Diseño de página" y sígala hasta la sección "Colores y temas". Allí, puede personalizar la apariencia de su modelo e incluso hacer que coincida con los colores del logotipo de su empresa.

7. 

   Nombra las secciones de la plantilla. Debe haber varios nombres de campo en todo el modelo. Es posible que necesite más o menos, o aún no le gusta cómo se nombran las secciones. Personalícelos para satisfacer las necesidades de su reunión.

8. 

   Guarde la plantilla en su cuaderno para poder llevarla a las reuniones y empezar a hacer actas. Si continúa utilizando Microsoft Office, todo será rápido y fácil y podrá seguir la reunión de manera aún más organizada y precisa que antes. Alternativamente, puede imprimir su plantilla para escribirla a mano, pero mantenga las alturas de los campos para que pueda poner toda la información que necesite.

9. 

   Revise su modelo. ¡Felicidades! La plantilla de las actas de la reunión está completa. Se espera que su productividad y precisión durante las reuniones aumente exponencialmente, ahora que tiene un modelo para guiarlo y organizar sus pensamientos. Como con cualquier proyecto, revise los detalles para ver si falta algo o es confuso. Una vez que estés seguro de que todo está en orden, habrás terminado tu modelo y estarás listo para las próximas reuniones.

Consejos

• Ingrese las actas inmediatamente después de que finalicen las reuniones, ya que es mejor mantenerlas mientras los eventos aún están frescos en la mente. También es importante que los participantes obtengan una copia de las acciones que deben tomar tan pronto como sea posible una vez finalizada la reunión.
• Siéntese lo más cerca posible del líder de la reunión para que pueda escuchar todo y pedir una aclaración sin tener que levantar la voz.
• Mantenga las actas archivadas en un lugar seguro.
• Pida a las personas que escriban sus mociones para que no tengan que registrarlas en el acto.
• No tema interrumpir y pedir aclaraciones en cualquier momento.
• Las actas son muy importantes: se guardan y pueden utilizarse años después. Si el problema es legal, por ejemplo, la reputación de alguien puede depender de los minutos.
• Lea algunas partes de Reglas de pedido de Robert actualizadas, en particular la sección que habla de ser secretaria.
• Escriba las cosas a medida que suceden. Si el mismo tema surge dos veces, no lo agrupe.

Advertencias

• No pongas demasiados detalles en las actas. Incluso si se le pide que grabe las discusiones, hágalo lo más breve y objetivo posible. Limítese a informar solo los puntos principales que surjan, o se verá abrumado y llenará los documentos con detalles innecesarios.
• Las interpretaciones y sentimientos personales del responsable de las actas no deben entrar en los registros.
• Si parte de la reunión es confidencial, No para reportar. En su lugar, escriba que "la junta informó que la discusión fue confidencial. Por lo tanto, no se registró".
• Si se le pide que grabe una conversación confidencial, como una reunión entre un abogado y su cliente, hágalo en un minuto. apartado y manténgalo alejado de las actas de la reunión general. Márquelo como confidencial y aclare quién tendrá acceso a él.