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• Pasos

Todos sabemos que la organización en el trabajo es importante; aun así, esta es una batalla sin fin para muchas personas. Lo crea o no, mantenerse organizado no es una tarea tan abrumadora como parece. Algunos cambios rápidos en los hábitos y las soluciones continuas pueden hacer que este proceso sea más fácil de lo que cree.

Pasos

Método 1 de 4: Administrar su espacio y tiempo

1. 

   Supervise sus actividades. Durante varios días, registre varias de sus actividades en un diario. Esto le ayudará a ver exactamente lo que hace sin siquiera darse cuenta, y obtendrá una idea inicial de sus fallas organizativas y de productividad. Además, debe realizar este ejercicio teniendo en cuenta sus objetivos generales. A través del diario de actividades, podrá ver qué tareas pueden hacer perder su tiempo y cuáles pueden contribuir a sus objetivos.

2. 

   
   
   Determine sus programas de alta productividad. Algunas personas son productivas por la mañana, mientras que otras odian la idea de levantarse temprano. Es posible que ya tenga una idea de las partes del día que lo hacen más productivo. Independientemente de sus preferencias (noches, mañanas, almuerzo o justo antes o después de la "hora punta"), aproveche estos períodos para maximizar su productividad.

3. 

   
   
   Priorizar sus tareas. Todos sabemos que algunas tareas son más importantes que otras; sin embargo, no siempre les damos la prioridad adecuada. Desarrollar, por ejemplo, un sistema que clasifique las tareas mediante recordatorios que incluyan marcas como banderas o estrellas con honestidad y flexibilidad. Mantenga estos recordatorios cerca de su computadora o escritorio, ya sea virtual o físico. Dedique más tiempo y energía a los elementos de mayor prioridad de la lista. Los ejemplos pueden incluir tareas con plazos cortos, como las cosas que debe entregar al final del día o al día siguiente. También puedes priorizar respuestas a clientes, jefes u otros que sean responsables de los gastos generados. Y, si no está seguro de cuán sensible o importante es una tarea, siempre es una buena idea preguntar.

4. 

   
   
   Complete las tareas rápidas de inmediato. No es necesario priorizar y programar todas las tareas para un momento específico.Planear o programar algunos de ellos puede llevar tanto tiempo como completarlos. Si es así, y puede completar estas tareas de inmediato, ¡disfrútelo! Tratar con estos obstáculos de esta manera también te ayudará a evitar la postergación.

5. 

   Gestione el desorden y los materiales de trabajo. Nuestras mesas se mueven fácilmente de escenas de desorden a escenas de destrucción dignas de películas, lo que dificulta la organización. Algunas personas incluso operan bajo estrictas políticas de limpieza. Aunque no son esenciales, siga algunos pasos para limpiar su estación de trabajo.
   • Reanudar el pedido. Deseche la basura y archive sistemáticamente los materiales que necesita. Limpie el desorden siempre que sea posible: durante los descansos o entre tareas.
   • Limpia la suciedad que generas de inmediato. Por lo tanto, no tendrá que preocuparse por limpiar más tarde. Además, esto evitará que el desorden actual permanezca en su mesa en el futuro.
   • Mantenga los suministros que necesita a su alcance. Evidentemente, no todo lo que te rodea es señal de desorden. Tener disponibles las herramientas que utiliza le ahorra tiempo y hace un buen uso de su valioso espacio.

6. 

   Programar horarios para actividades y citas. Algunas personas solo programan reuniones, pero no hacen listas de actividades necesarias. Programar las tareas más importantes, así como las citas, puede resultar útil. También puede "agrupar" tareas específicas. Por ejemplo: programe reuniones solo los martes y jueves. También tenga tiempo libre en su calendario para reservar tiempo creativo para usted o para acomodar eventos inesperados.
   • Utilice una agenda y un calendario. Estas herramientas pueden ser en papel o virtuales, en forma de aplicaciones como iCalendar y Google Now.
   • Separe sus actividades en categorías. Categorizar o separar actividades por color puede brindarle recordatorios visuales rápidos de lo que es importante. Estas categorías pueden incluir, por ejemplo: correspondencia, proyectos, eventos, reuniones, discusiones e incluso descansos o tiempos para ejercicios físicos.
   • Optimiza tu tecnología. Los calendarios virtuales y las plataformas de correo electrónico, como Outlook, pueden combinar sus listas de tareas pendientes, sus contactos y sus direcciones. Esto no solo hace que todo sea más eficiente, sino que también optimiza su proceso de pensamiento.
   • Siempre que sea posible, delegue tareas. Dada la intensidad del trabajo de un día, es fácil olvidar que no tienes que hacer todo por tu cuenta. Delegue las tareas a un asistente o, si está especialmente atascado con las tareas del hogar, pídale a un colega que le haga un favor y le ayude con ciertas tareas. Puedes recompensarlos cuando todo esté más tranquilo.

Método 2 de 4: cuidar su correo electrónico de forma sistemática

1. 

   Revise sus correos electrónicos en horarios programados. No todo el mundo necesita quedarse en su bandeja de entrada, ya que muchos mensajes recibidos no son tan urgentes. Si trabaja en una ubicación que no requiere respuestas inmediatas a los correos electrónicos, revise su bandeja de entrada en horarios programados, aproximadamente tres o cuatro veces al día.

2. 

   Archivar correos electrónicos. Aproveche las carpetas y etiquetas en lugar de dejar que los mensajes se acumulen en su bandeja de entrada. Outlook tiene carpetas y subcarpetas, mientras que Gmail tiene etiquetas y varias bandejas de entrada independientes. Si es periodista, por ejemplo, sus carpetas pueden llamarse "Informes actuales", "Informes futuros", "Informes antiguos", "Entrevistas y fuentes" e "Historias e ideas".
   • Eliminar y archivar. Archiva el correo antiguo e importante y elimina el resto. En el ejemplo anterior, la carpeta "Informes antiguos" sirve como archivo de periodista. Cuando comience a eliminar mensajes de correo electrónico antiguos, se sorprenderá de la cantidad de elementos que van a la papelera y la cantidad de elementos almacenados. A algunas personas también les gusta tener su bandeja de entrada vacía, sin dejar un solo mensaje sin leer (o no dejar ningún mensaje en su bandeja de entrada). Además de usar carpetas y etiquetas, puede vaciar la caja usando la función "Archivar", eliminando correos electrónicos antiguos durante los descansos en el trabajo o usando aplicaciones de organización de cuentas.

3. 

   Siempre que sea más eficaz, utilice otras formas de comunicación. A veces, una simple llamada telefónica puede resolver un problema que requeriría el intercambio de diez correos electrónicos. Si es así, ¡llame a la persona! Si sabe que el intercambio de correos electrónicos generará una discusión o involucrará muchos mensajes, puede ser mejor hablar por teléfono. De esa manera, podrá recibir más detalles, evitando al mismo tiempo una discusión larga y extensa a través de mensajes electrónicos. Incluso puede enviar un correo electrónico a un colega y decirle algo como "Tengo muchas preguntas para usted sobre este tema. Tal vez deberíamos hablar entre nosotros. ¿Puedo llamarlo en cinco minutos?"

4. 

   Limite las interrupciones. Aunque los descansos estratégicos son útiles, las interrupciones durante el horario laboral no lo son. Pueden ralentizarte, romper tu ritmo de trabajo y hacerte perder la forma de pensar. Así que trate de usar mensajes especiales escritos y de voz cuando sepa que está demasiado ocupado. Estas herramientas no tienen que usarse solo cuando no está en la oficina; se pueden usar cuando está atascado con tareas. Muchas personas también utilizan la política de "puertas abiertas", pero no es necesario que deje su habitación abierta todo el tiempo. Incluso puede dejar una nota amistosa en la puerta, como "Estoy en medio de una llamada" o "Estoy ocupado. Vuelva más tarde o envíe un correo electrónico".

5. 

   Utilice los servicios de "nubes". Se puede considerar el servicio en la nube (también conocido como "computación en la nube"), ya que es más económico, escalable, eficiente y de fácil actualización. El contenido puesto a disposición por estas nubes puede ser especialmente útil, ya que puede acceder a él en varios dispositivos: computadoras, tabletas, teléfonos inteligentes, etc. El almacenamiento en la nube también sirve como una forma primaria o secundaria de realizar copias de seguridad digitales. Consulte a la persona responsable de TI o software en su lugar de trabajo. Es posible que ya tenga una cantidad de espacio libre en las nubes (o incluso puede comprar ese espacio por pequeñas tarifas anuales).

6. 

   Utilice los favoritos de Internet. Los mejores navegadores permiten marcar como favoritos, cuando guarda y organiza las direcciones de correo electrónico que visita con frecuencia para un acceso fácil y rápido. Aprovéchelas para no olvidarse de los sitios web importantes que contienen noticias o información de la industria.

Método 3 de 4: aprovechar el tiempo

1. 

   Evite practicar varias tareas simultáneamente. En este sentido, la mayoría de los expertos tienen opiniones similares. Aunque pueda parecer rápido y genial en la televisión, la práctica simultánea de varias tareas ("multitarea" o "multitarea") no es eficiente y puede afectar la efectividad de su organización. Elija dedicar toda su atención a una tarea a la vez; termínelo y continúe con el siguiente elemento de la lista.

2. 

   Cree un horario o un calendario para usted. Afortunadamente, la mayoría de los trabajos no requieren que programes todo en tu día específicamente. Sin embargo, puede ser útil mantener un horario básico de los momentos destacados y los eventos y tareas más importantes del día.
   • Establezca límites de tiempo para ciertas actividades. Algunas tareas no requieren estos límites, pero otras deben tener parámetros de tiempo para que pueda mejorar su productividad. Piense en las actividades del día a día que tienden a llevar más tiempo de lo habitual y déles fechas límite específicas en el futuro.
   • Reserve tiempo extra para otras actividades. Algunas actividades, como puede haber aprendido de la experiencia, tienden a terminar requiriendo más tiempo del esperado; sin embargo, esto no es necesariamente algo malo. Reserva, por ejemplo, tiempo extra antes y después para realizar este tipo de tareas (y especialmente para eventos y reuniones importantes).

3. 

   Utilice una aplicación de cronómetro, un cronómetro físico o una alarma. Estas herramientas pueden ser efectivas cuando se usan con moderación. A algunas personas les gusta programar sus alarmas con 10, 15 o 30 minutos de anticipación, para recibir advertencias anticipadas y prepararse para una actividad. También puede utilizar recordatorios.

4. 

   Evite posponer sus actividades. Pregúntese si este aplazamiento es absolutamente necesario o si es solo un ejemplo de procrastinación. Si cree que está postergando, no posponga la tarea, ¡termínela de inmediato! Sin embargo, cuando sea inevitable posponer una actividad, memorice el punto en el que la interrumpió y establezca otro tiempo específico para finalizarla. Otra opción es crear un plan de contingencia. Por ejemplo: si tiene que cancelar una reunión cara a cara, es posible que pueda realizar una llamada (a través de audio y / o video) con la persona.

Método 4 de 4: Cuida tu salud física y mental

1. 

   Tomar descansos. Es importante tener descansos mentales para que se mantenga saludable y productivo. Tendemos a estar tan sumergidos en el trabajo que a veces no nos tomamos descansos, tan esencial. Estos descansos nos dan el descanso que necesitamos y mejoran nuestra productividad, pero también nos permiten dar un paso atrás y preguntarnos si estamos utilizando nuestro tiempo de la manera más eficiente posible.

2. 

   Duerme mejor. Si no dormimos bien, podemos quedarnos aturdidos, cansados ​​o apáticos al día siguiente, lo que puede socavar la eficiencia y nuestros planes en el trabajo. Planifique descansar al menos siete u ocho horas ininterrumpidas por noche.

3. 

   No se compare con sus compañeros de trabajo. El trabajo de la mayoría de estas personas es diferente al nuestro y todos tienen diferentes métodos de organización. Es posible que un método que tenga sentido y sea eficaz para alguien que conoce no sea el mejor para su rutina y viceversa.

4. 

   Acepte que la organización es un proceso continuo. No espere ser perfecto. La organización es continua y requiere una atención constante. No estarás perfectamente organizado todos los días; sin embargo, un poco de orden puede hacerlo mucho más efectivo.